5S jako narzędzie doskonalenia pracy w biurze

Wprowadzenie

Metoda 5S to jedno z narzędzi doskonalących jakość pracy. Oprócz szerokiego zastosowania w procesach produkcyjnych, coraz częściej wykorzystywana jest w pracy biurowej. Specyficzny charakter tej pracy, duża ilość obowiązków i nadmiar dokumentacji wymagają od pracownika dobrej organizacji i systematyczności. Metoda 5S sprawdza się poprzez sortowanie dokumentacji, systematyczne porządkowanie miejsca pracy, odpowiednie przechowywanie danych czy zapobieganie złym nawykom. Ponadto metoda 5S ma zastosowanie w elektronicznych bazach danych, dokumentacji wewnętrznej dostępnej dla każdego pracownika.

5S – aspekty teoretyczne

Metoda 5S powstała w efekcie wielu lat praktyk i badań czołowych japońskich firm. Jej celem jest zapewnienie i utrzymanie dyscypliny i porządku na stanowisku pracy, spełniającego wymagania kontroli wizualnej i szczupłego zarządzania. Jest to jedno z pierwszych i podstawowych aspektów tworzenia środowiska pracy w kontekście doskonalenia i poprawy jakości[1].

Nazwa 5S pochodzi od pierwszych liter pięciu japońskich słów: seiri, seiton, seiso, seiketsu i shitsuke. „Seiri” oznacza selekcję i sortowanie, w celu usunięcia przedmiotów, które są zbędne w miejscu pracy. „Seiton” inaczej systematyka, polega na wyznaczeniu miejsc do przechowywania przedmiotów uznanych za niezbędne, natomiast „seiso” (sprzątanie) oznacza wyeliminowanie przyczyn pojawiania się zanieczyszczeń w miejscu pracy. Krok „seiketsu” oznacza standaryzację i udokumentowanie wszystkiego, czego dokonano w trakcie poprzednich trzech etapów. Ostatni obszar „shitsuke” dotyczy samodyscypliny, utrzymania wprowadzonych zmian oraz samodoskonalenia[2].

Pierwsze trzy etapy określają sposób utrzymania porządku na stanowisku pracy, natomiast dwa kolejne dotyczą metody jego utrzymania i doskonalenia. Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania metody 5S wymaga systematycznego wprowadzania kolejnych „S” krok po kroku.

Wdrożenie 5S w wielu firmach rozpoczyna się od stworzenia pilotażowej oceny funkcjonowania danego obszaru firmy. Pozwala to na uzyskanie efektów, widocznych dla wszystkich pracowników. Po analizie wyników pilotażu, realizacja 5S obejmuje pozostałą część przedsiębiorstwa.

Główne etapy procesu wdrożenia metody 5S to[2]:

1. Zaangażowanie najwyższego kierownictwa.
2. Utworzenie zespołu wdrażającego.
3. Przeszkolenie członków zespołu.
4. Opracowanie planu wdrożenia.
5. Przeszkolenie pracowników.
6. Pilotaż.
7. Wdrożenie 5S w całym przedsiębiorstwie.
8. Utrzymanie i ciągłe doskonalenie.

Metoda 5S poprzez utrzymanie porządku i dyscypliny wpływa pośrednio na jakość pracy. Dlatego tak istotne jest, aby na początku określić cele jej wdrożenia oraz przedstawić potencjalne korzyści wszystkim pracownikom. Do najważniejszych motywów wdrożenia metody 5S w biurze należy:

• potrzeba zmniejszenia liczby błędów,
• potrzeba zwiększenia wydajności pracy,
• poprawa organizacji pracy,
• poprawa nawyków personelu,
• prestiż związany z wdrożeniem narzędzi doskonalących.

W sytuacji gdy personel danej organizacji nie utożsamia się z planami kierownictwa dotyczącymi wdrożenia 5S, pojawiają się trudności, które nie zauważone mogą przyczynić się do nieprawidłowego funkcjonowania systemu w przyszłości. Współcześnie wymienia się 12 rodzajów oporu, z jakim spotykają się organizacje ze strony pracowników. Są to m.in.: kwestionowanie porządku w miejscu pracy jako zagadnienia wpływającego na wyniki firmy, postrzeganie 5S jako metody, dotyczącej tylko procesów produkcyjnych, koncentrowanie się na wizualnych aspektach 5S, obawa przed zwiększeniem liczby obowiązków[3].

Choć metoda 5S została stworzona w celu poprawy wydajności produkcji, skutecznie sprawdza się również na stanowisku pracy w biurze. Z powodzeniem stosowana jest przez wiele organizacji na całym świecie do poprawy organizacji pracy, systematyzacji, uporządkowania dokumentów, poprawy jakości obsługi klienta czy zmniejszenia liczby błędów. Te ostatnie wpływają na rozwój organizacji, a także na jej wizerunek wobec klientów. Dlatego zastosowanie powyższych pięciu kroków pomaga w doskonaleniu jakości zarówno produktów, jak też usług.

Za pomocą sortowania i systematyczności można wspomóc wewnętrzny obieg dokumentów firmowych. Poprzez katalogowanie, właściwe nazywanie plików w łatwy sposób porządkujemy firmowe bazy danych, potrzebne do pracy wielu pracownikom.

Audit 5S

Wprowadzenie w organizacji ciągłych działań doskonalących metodę 5S, pomaga w utrzymaniu odpowiedniego stanu modyfikacji według pięciu kroków. Narzędziem wspomagającym i sprawdzającym są audity, które przeprowadzane w odpowiednich odstępach czasowych, zapewniają możliwość obserwacji korzystnych zmian w wielu obszarach organizacji. Ich celem jest identyfikacja odstępstw w funkcjonowaniu stanowisk pracy oraz określenie działań korygujących, w przypadku wystąpienia niezgodności. Korzystanie z harmonogramu auditowania i karty auditowej pozwala na zachowanie odtwarzalności i umożliwia porównanie wyników, zachowując ten sam poziom[5].

Pracownicy powinni mieć dostęp do wyników auditów, aby móc porównać efekty odpowiadające różnym obszarom firmy. Wprowadza to element współzawodnictwa wewnątrz organizacji i wpływa na efektywność personelu.

W przedstawianiu i udostępnianiu wyników auditu pomagają tablice 5S, które w sposób wizualny odzwierciedlają postępy, wyniki auditów, procedury związane z systemem, obowiązujące standardy itp. Umieszczone w widocznym miejscu pozwalają śledzić postępy, które są dokumentowane na wykresach i zdjęciach. Wpływają na zwiększenie motywacji do doskonalenia i dostarczają niezbędnej wiedzy na temat obowiązującego systemu (rys. 1).

Rys. 1. Tablica 5S w firmie Lei Polska
Źródło: http://lean.org.pl/5s-na-produkcji-i-w-biurze/4/ (data dostępu: 23.03.2014)

Praktyczne zastosowanie 5S w przestrzeni biurowej

Stosowanie 5S w biurze wpisuje się w koncepcję Lean Office, która w ostatnim czasie coraz bardziej zyskuje na popularności. Organizacje wykorzystując doświadczenia zdobyte w działach produkcyjnych próbują zaadoptować niektóre narzędzi i metody zarządzania do przestrzeni biurowej. Lean Office wywodzi się z filozofii Lean Manufacturing i polega na eliminowaniu strat i działań nieprzynoszących wartości dodanej, a także na obniżaniu kosztów przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa i wysokiej jakości wyrobów.

Do obszarów, które generują w biurze marnotrawstwo, podobnie jak na produkcji, należą[8]:

• przeróbki – niejasno zdefiniowane oczekiwania powodują, że praca musi zostać wykonana ponownie. Powoduje to straty związane zarówno z czasem jak i energią czy zasobami,
• oczekiwanie – czas wynikający np. z restartu komputera. Może być spowodowane nadmiarem plików na dysku czy złą konfiguracją ustawień urządzenia,
• niepotrzebny ruch – niepotrzebne przemieszczanie się po biurze związane z poszukiwaniem dokumentów czy dostarczaniem ich na inne, znacznie oddalone stanowisko,
• nadprodukcja – niepotrzebne drukowanie dokumentów, raportów dostępnych online, drukowanie maili, wypełnianie formularzy papierowych zamiast elektronicznych,
• przestoje urządzeń – wynikają ze zbyt wolnej pracy komputera, w którym pliki są nieuporządkowane czy znajdują się zbędne kopie. Co więcej niesprawne drukarki, kopiarki oraz inne urządzenia teleinformatyczne,
• nadmierne przechowywanie – nieaktualne dokument, zapasy przyborów biurowych, stare wersje plików,
• kontrola – gdy praca jest wykonywana niezgodnie z procedurami przełożeni muszą poświęcić czas na wykrycie przyczyn niezgodności.

Implementacja 5S daje szansę na stopniową eliminację tych strat. Profity z wdrożenia narzędzia są odczuwalne zarówno przez przedsiębiorstwo (poprzez ograniczenie marnotrawstwa), jak również przez samych pracowników, których komfort pracy powinien wzrosnąć.Wśród najczęściej wymienianych korzyści, jakie może osiągnąć organizacja po wdrożeniu 5S są[4,7]:

• redukcja ukrytych odpadów w firmie,
• czyste i schludne stanowiska pracy tworzą dobrą reputację firmy podczas wizyty klienta,
• poprawa bezpieczeństwa i higieny pracy – ograniczenie zbędnego wysiłku fizycznego pracowników (np. chodzenie, schylanie się, przenoszenie przedmiotów),
• poprawa ergonomii miejsca pracy,
• skrócenie czasu wykonywania zadań na stanowisku pracy – ograniczenie czasu poświęcanego na szukanie np. dokumentów czy przyborów biurowych,
• optymalizacja wykorzystania wyposażenia biurowego: kopiarek, drukarek, szafek, archiwum itp.,
• poprawa zadowolenia z pracy poprzez umożliwienie pracownikom samodzielnego zagospodarowania własnego miejsca pracy.

Kluczowym elementem 5S w obszarze biurowym nie jest sam efekt końcowy i porządek, a segregacja – oddzielenie rzeczy potrzebnych od bezużytecznych. Dzięki temu niezbędne przedmioty można rozsądnie zagospodarować na miejscu pracy poprawiając jego ergonomię oraz zwiększając komfort użytkowników.

Praktycy proponują liczne rozwiązania, dzięki którym w szybki i tani sposób można zaadoptować przestrzeń biurową do wymogów 5S. Rysowanie linii wyznaczających lokalizacje urządzeń oraz ścieżek przemieszczania się jest na współczesnej hali produkcyjnej standardem. Inicjatywa ta przeniesiona do przestrzeni biurowej polega najczęściej na wyznaczaniu miejsc na biurku, gdzie powinny znajdować się określone przedmioty (np. telefon, laptop, dokumenty czy przybory biurowe). Lokalizacje można określić przez wyklejenie taśmą linii (rys. 2), w obrębie których powinny znajdować się urządzenia lub przez powieszenie w widocznym miejscu zdjęcia z prawidłowo uporządkowanym stanowiskiem. Inicjatywa ta jest szczególnie pomocna, gdy z jednego stanowiska korzysta więcej osób, czy w przypadku absencji pracownika. Z drugiej strony należy uważać, by nie popaść w skrajności. Zbyt rygorystyczne stosowanie się do wyznaczonych lokalizacji zamiast usprawniać prace może powodować frustrację. W tym przypadku trzeba również uwzględniać indywidualne potrzeby pracowników takie jak np. leworęczność

Rys. 2. Uporządkowanie biurka poprzez wyznaczenie linii Źródło: http://timebackmanagement.com/blog/5s-in-three-bullets/ (data dostępu: 22. 03. 2014 r.)

Innym przykładem zastosowania wizualnych aspektów 5S jest odpowiednie znakowanie segregatorów, opisywanie półek, szaf i szuflad. Ma to na celu zagwarantowanie, by wszystkie przedmioty były odkładane na miejsce, a w przypadku niewłaściwego przyporządkowania np. segregatora do półki czy miejsca na niej błąd był od razu widoczny (rys. 3).

Rys. 3. Wizualne stosowanie 5S
Źródło: http://5sbestpractices.ning.com/photo/5s-office-binder-management (data dostępu: 22. 03. 2014)

Kolejną praktyką wykorzystywaną na produkcji, która może być przystosowana do przestrzeni biurowej jest tablica cieni. Tablice zazwyczaj są stosowane do porządkowania narzędzi czy małych urządzeń, które da się powiesić. W podobny sposób można również zagospodarować przestrzeń w szufladach, w których pod wpływem gwałtownego odsuwania czy zamykania przedmioty przesuwają się (rys. 4). Do tego celu można wykorzystać piankę polietylenową czy styropian z wydrążonymi miejscami na określone przedmioty czy mniejsze pojemniki, które zapełnią całą przestrzeń w szufladzie. W analizowanym przypadku należy pamiętać, by między ściankami szuflady a wkładką z przegródkami nie było wolnych przestrzeni, w które mogłyby być wkładane inne niż te przyporządkowane przedmioty.

Rys. 4. Zagospodarowanie szuflady z wykorzystaniem wkładki ze styropianu Źródło: http://5sbestpractices.ning.com/photo/desk-drawer?commentId=4453316%3AComment%3A27290&xg_source=activity (data dostępu: 22. 03. 2014)

5S w biurze to nie tylko wygląd zewnętrzny przestrzeni biurowej i skupianie się na potocznie rozumianym porządku. To również ład w dokumentacji elektronicznej. Właściwe ułożenie plików, ich katalogowanie i opisywanie są niezbędne do sprawnego poruszania się po folderach i odszukiwania potrzebnych informacji. Częstym problemem jest przechowywanie kilku kopii tego samego dokumentu w różnych lokalizacjach lub stosowanie nazewnictwa utrudniającego ich identyfikację. Ponadto należy ocenić czy ścieżki dostępu do plików nie są za długie, przez co dotarcie do pożądanego dokumentu niepotrzebnie zajmuje czas.

Stosowanie 5S w przestrzeni biurowej może znacznie usprawnić organizację pracy oraz ograniczyć straty związane z oczekiwaniem czy nadmiernym przechowywaniem. Mimo że narzędzie to zostało stworzone na potrzeby produkcji, może zostać sprawnie zaadoptowane w obszarach administracyjnych. Porządek oraz standaryzacja są niezwykle istotne, gdy na małej powierzchni pracuje wiele osób korzystających z tej samej infrastruktury. Istotna zaletą wdrożenia zasad 5S w biurze jest to, iż nie wymaga wielu nakładów finansowych, a przede wszystkim chęci i zaangażowania ze strony pracowników.

Podsumowanie

Specyfika pracy w biurze, polegająca na pracy umysłowej oraz przebywaniu sporej części czasu w pozycji siedzącej, znacznie różni się od sposobu funkcjonowania pracowników produkcyjnych. Dlatego też dobra organizacja stanowiska może znacznie poprawić ergonomię, a także skrócić czas wykonywania zadań. 5S jest przykładem narzędzi, które z sukcesem można przenieść z przestrzeni produkcyjnej do działów administracyjnych. Wdrożenie zasady 5S, mimo trudności związanych z oporem przed zmianami ze strony pracowników i ich niechęcią do wykonywania z pozoru nowych obowiązków, cieszy się dużą popularnością i może przynieść spektakularne efekty. Do przykładów wykorzystania 5S w biurze należą m. in. tablica cieni, wizualizacja czy rysowanie linii.

Literatura
[1] Gimza M., Narzędzia zarządzania jakością, [w:] Sikora T. (red.), Funkcjonowanie i doskonalenie systemów zarządzania jakością, Wyd. UEK w Krakowie, Kraków 2011, s. 192-193.
[2] Grycuk A., Metoda 5S w praktyce Lean Management, Zarządzanie jakością, 2012, nr 2, s. 74-79.
[3] Imai M., Gemba kaizen. Zdroworozsądkowe, niskokosztowe podejście do zarządzania, Warszawa 2006, s. 13-18.
[4] Kornik L., Kubik S., 5S dla operatorów. 5 filarów wizualizacji miejsca pracy, Wydawnictwo ProdPress.com, Wrocław 2008, s. 23-24.

Netografia
[5] http://lean.org.pl/5s-na-produkcji-i-w-biurze/4/ (data dostępu: 23.03.2014).
[6] http://www.simplicated.com/simpldocs/5S%20starterkitl.pdf (data dostępu: 22.03. 2014).
[7] http://leanactionplan.pl/narzedzia/5s (data dostępu: 22. 03. 2014).
8] http://www.simplicated.com/simpldocs/5S%20starterkitl.pdf (data dostępu: 22.03. 2014).

Autor: Paulina Kołodziejczyk, Małgorzata Kożuch Artykuł pochodzi z monografii konferencji Wyzwania Zarządzania Jakością 2014 organizowanej przez Koło Naukowe Zarządzania Jakością przy Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie.