Kto jest odpowiedzialny za Lean w firmie?
Każdy lubi widzieć efekt swojej pracy. Często wydaje się, że działanie w ramach Lean nie przynosi efektów, ponieważ rezultaty widać dopiero po długim czasie. Pracownicy poważniej podchodzą też do „konkretnych” metod, które dają wymierne efekty (chociaż i tak do każdej zmiany odnoszą się zazwyczaj z niechęcią). Można więc spróbować każde działanie przedstawić liczbowo, podawać wartości zaoszczędzonych kwot, powierzchni czy ilości czasu. Warto też do każdego działania czy obszaru przydzielać odpowiedzialną za to osobę. Działania w zakresie „szczupłego zarządzania” można porównać z koniecznością udzielenia pierwszej pomocy. Ratownicy medyczni prowadzący szkolenia pouczają, żeby w razie wypadku nie wołać do tłumu „pomocy”, lecz zwrócić się do jednej, konkretnej osoby. Jeśli woła się do tłumu, każdy pomyśli, że nie musi się zaangażować, ponieważ na pewno zrobi to ktoś inny. Dodatkowo, gdy prośba nie jest skierowana do niego, nie czuje się osobiście odpowiedzialny.
Jak zmotywować pracowników do „szczupłego myślenia”?
Co prawda powinno się szukać innych sposobów motywowania pracowników, niż premia pieniężna, jednak taka forma dodatkowego wynagrodzenia jest chyba najbardziej przez nich doceniana.
Dobrym pomysłem wydaje się być przedstawianie korzyści wynikających z działań Lean w liczbach, jeśli to możliwe, w postaci konkretnych kwot. Korzystniej jest robić to w takiej walucie, żeby liczby były jak największe – lepiej w złotówkach, niż w euro, gdyż wtedy różnice i efekty będą bardziej widoczne.
Formę nagrody, która ma zawsze dobry wpływ na pracowników, może stanowić właśnie ta zaoszczędzona kwota pieniędzy. Można wprowadzić element rywalizacji. Podzielić pracowników na grupy, na przykład zgodnie z podziałem na zmiany. Wówczas zmianie, która odnotuje największą oszczędność, według ustalonych kryteriów zostałaby przyznana zaoszczędzona kwota. Chyba największą zachętą dla pracowników będzie właśnie „oszczędzanie na własny rachunek”. Z sondy przeprowadzonej przez portal wynagrodzenia.pl wynika, że dla 66% zapytanych, najbardziej pożądanym prezentem otrzymywanym od pracodawcy w okresie przedświątecznym, jest właśnie premia.
Jak przedstawić wyniki?
Przedstawiając wyniki lepiej nie wymyślać innowacyjnych sposobów. Najlepiej zrobić to w jak najprostszy sposób – przedstawić graficznie i udostępnić każdemu, zapisując na dobrze widocznej tablicy, w czytelnej tabeli.
Czy wszystko można przedstawić w liczbach?
Można wszystko! Trzeba tylko przemyśleć, która jednostka najlepiej zobrazuje efekt. Nie musimy ograniczać się do obliczania kosztu wyrzucanego złomu. Dla przykładu: usunięcie niepotrzebnych elementów na hali produkcyjnej skutkuje zwiększeniem ilości wolnej przestrzeni, którą można zapisać w m2.Oszczędność czasu można przeliczyć analizując, ile minut potrzebne jest na wyprodukowanie danego komponentu. Dzieląc zaoszczędzony czas w danym obszarze produkcji przez tę wartość, można dowiedzieć się ile jest warta nadwyżka produkcji. Jeśli jest taka możliwość, dobrym pomysłem będzie nadzorowanie zużycia wody w litrach i przeliczanie oszczędności na podstawie ceny wody. Nie należy zapominać o pracownikach biurowych, których zaangażowanie, zgodnie z zasadą, że „przykład idzie z góry”, powinno być bardzo widoczne. W biurze można oszczędzać choćby papier ksero czy toner. Zapisywać zużycie i przeliczać na złotówki, jak duża jest oszczędność, którą zaobserwowano w odniesieniu do poprzedniego okresu.
W konkretnym miejscu i czasie
W kontekście stosowania narzędzi Lean Manufacturing, mówi się o działaniu „każdego pracownika, na każdym stanowisku, każdego dnia”. Jednak zaangażowania wszystkich nie uda się uzyskać, podobnie jak nieustannego działania. Oprócz przydzielenia odpowiedzialności i podziału przedsiębiorstwa na obszary, należy też wyznaczyć etapy realizowane w wyznaczonym, niezbyt długim czasie. Co najważniejsze, każdy etap musi zostać zakończony podsumowaniem w postaci mierzalnych, ukazujących efekty wyników.
