Kluczowe wymagania ISO 14001:2015

Punkt 1: Zakres

Klauzula ta wciąż odnosi się do zakresu standardu, aby pomóc organizacjom w osiągnięciu zamierzonych wyników Systemu Zarządzania Środowiskiem. Teraz klauzula odwołuje się do zarządzania środowiskowego przez organizację z uwzględnieniem perspektywy „cyklu życia”.

Punkt 2: Powołania normatywne

Podobnie jak w poprzednich wersjach systemu ISO 14001, nie ma żadnych odniesień normatywnych, na przykład do innych dodatkowych wymagań określonych w innych standardach, które muszą być brane pod uwagę. Klauzula jest zachowywana w celu utrzymania tego samego systemu numeracji, jak we wszystkich innych standardach dotyczących systemów zarządzania.

Punkt 3: Terminy i definicje

Na pierwszy rzut oka zestawienie terminów i definicji wydaje się mylące, ponieważ nie są ułożone w porządku alfabetycznym. Terminy i definicje zostały pogrupowane tematycznie w odniesieniu do: organizacji i przywództwa, planowania, wsparcia i działań operacyjnych, oceny działania i doskonalenia. Czytelnicy nowego i poprzedniego wydania mogą korzystać z listy alfabetycznej dostępnej w załączniku C.

Ponadto, dla korzystających z poprzedniej wersji standardu, którzy może również chcą zwrócić szczególną uwagę na znaczenie terminów zawartych po raz pierwszy w ISO 14001, takich jak „stan środowiska”, „proces”, obowiązki związane z zapewnieniem zgodności; „cykl życia”; „udokumentowana informacja”.

Punkt 4: Kontekst organizacji

Celem tej klauzuli jest zapewnienie wysokiego poziomu zrozumienia strategii organizacji oraz ważnych kwestii, które mogą mieć wpływ zarówno pozytywny lub negatywny na sposób w jaki organizacja zarządza swoimi obowiązkami w zakresie ochrony środowiska. To daje organizacji możliwość zidentyfikowania i zrozumienia wpływu czynników i stron zainteresowanych na osiągnięcie zamierzonych wyników SZŚ. Również w części odnosi się do poprzedniej koncepcji działań zapobiegawczych. Po pierwsze, organizacja będzie musiała ustalić zewnętrzne i wewnętrzne czynniki, które są związane ze strategią, tj. jakie są istotne kwestie, zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz, które mają wpływ na organizację i na zdolność SZŚ do osiągnięcia zamierzonych wyników.

Należy zauważyć, że termin „kwestia” obejmuje nie tylko problemy, które byłyby przedmiotem działań zapobiegawczych w poprzednim standardzie, ale również ważne tematy dla SZŚ do rozwiązania, takie jak obowiązki zgodności, które organizacja ma określone dla SZŚ. Co ważne, te kwestie powinny obejmować nie tylko warunki środowiska, które mają wpływ na organizację, ale także takie, które nie mają na nią wpływu.

Niektóre dalsze ogólne wytyczne dotyczące „kwestii” są podane w punkcie 5.3 ISO 31000:2009.

Po drugie, organizacja będzie musiała zidentyfikować „zainteresowane strony” istotne dla swojego SZŚ, które są o wiele bardziej widoczne w tej wersji standardu. Grupy te mogą obejmować klientów, społeczności lokalne, dostawców i organizacje pozarządowe. Ustalenie ich odpowiednich potrzeb i oczekiwań jest obecnie częścią ustanowienia ram dla funkcjonowania SZŚ.

Każda organizacja określi swój własny, unikalny zestaw „zainteresowanych stron”, a te mogą zmieniać się w czasie.

Należy określić kontekst organizacji oraz ustalić zakres SZŚ w odniesieniu do różnych dodatkowych czynników. Ci, którzy korzystali z wcześniejszych wersji standardu powinni dokonać przeglądu aktualnego zakresu i być w stanie wykazać, że spełniają obecne wymagania.

Wreszcie ostatnim wymogiem klauzuli 4 jest ustanowienie, wdrożenie, utrzymanie i ciągłe doskonalenie SZŚ zgodnie z wymaganiami normy. Wymaga to przyjęcia podejścia procesowego i chociaż każda organizacja jest inna, udokumentowana informacja, taka jak diagramy procesów lub procedury pisemne mogą być wykorzystane do wspierania systemu.

Punkt 5: Przywództwo

Punkt ten przedstawia wymagania dotyczące „najwyższego kierownictwa”, wskazując. że jest to osoba lub grupa osób, kierująca i nadzorująca organizację na najwyższym poziomie. Zauważ, że jeśli organizacja, która jest przedmiotem SZŚ jest częścią większej organizacji, to termin „najwyższego kierownictwa” odnosi się do mniejszych organizacji. Celem tych wymagań jest pokazanie, że przywództwo i zaangażowanie wychodzi od góry, oraz tam gdzie jest to możliwe powinna nastąpić integracja zarządzania ochroną środowiska z procesami biznesowymi.

Najwyższe kierownictwo musi wykazywać większe zaangażowanie w systemie zarządzania i muszą zapewnić, że wymagania są zintegrowane z procesami organizacji oraz że polityka i cele są zgodne z kierunkiem strategicznym organizacji. Szczególną odpowiedzialnością najwyższego kierownictwa jest ustanowienie polityki środowiskowej, a standard zawiera charakterystyczne wymagania i zobowiązania jakie powinny zostać włączone w Politykę środowiska. Może to obejmować zobowiązania specyficzne dla kontekstu danej organizacji, poza tymi bezpośrednio potrzebne, takie jak „ochrona środowiska”.

Istnieje również większy nacisk na najwyższe kierownictwo, które powinno zobowiązać się do ciągłego doskonalenia SZŚ w celu zwiększenia efektywności środowiskowej. Komunikacja jest kluczowa, jak również zaangażowanie kadry najwyższego szczebla w realizację obowiązku zapewnienia, że SZŚ jest ustanowiony, komunikowany, utrzymywany i zrozumiały dla wszystkich stron.

Wreszcie klauzula przedstawia wymaganie dla kadry kierowniczej związane z przypisaniem odpowiednich obowiązków i uprawnień, w celu „ułatwienia zarządzania środowiskowego”, podkreślając dwa szczególne zadania dotyczące SZŚ zapewnienia zgodności z normą ISO 14001 i sprawozdawczości dotyczącej realizacji SZŚ.

Punkt 6: Planowanie

Jako całość, punkt 6 prawdopodobnie prezentuje największy obszar zmian dla użytkowników wcześniejszych wersji standardu. Nawiązanie do punktu 4.1 Kontekst organizacji i 4.2 Zainteresowane strony wskazuje nową drogę do identyfikowania i zarządzania działaniami zapobiegawczymi. Koncentracja organizacji rozwoju procesu planowania.

Koncentruje się ona na rozwoju i zastosowaniu procesu planowania, bardziej niż procedur aby zaadresować do nich zakres parametrów oraz ryzyko związane z każdym z parametrów.

Pierwsza część tej klauzuli określa, co należy wziąć pod uwagę, określać i przypisać w trakcie tworzenia, wdrażania i utrzymywania procesów, aby spełnić wymagania klauzuli planowania. Punkt 6.2.1 wymaga od organizacji ustalenia aspektów środowiskowych i działań, produktów i usług, które może kontrolować i wpływać na nie w określonym zakresie. Jest to w dużej mierze zgodne z wcześniejszymi wersjami standardu. Po raz pierwszy, istnieje wyraźne odniesienie do sytuacji niestandardowych i awaryjnych. Co ważniejsze, odniesienie do brania pod uwagę perspektywy cyklu życia i klauzula podkreśla, że istotne aspekty mogą stwarzać zagrożenia, które są zarówno korzystne i niekorzystne. W odniesieniu do zasad i wytycznych zawartych w normie ISO 31000, klauzula ta jest wstępem do dalszej identyfikacji ryzyka.

Podobnie jak w przypadku wymagań w wersji z 2004 roku, kolejnym elementem w tej klauzuli jest termin „zobowiązania przestrzegania przepisów”, który zastąpił termin „wymogi prawne i inne” stosowany we wcześniejszym standardzie, choć wymogi prawne i inne jest dopuszczalnym terminem. W wielu przypadkach podstawowe podejście do identyfikacji i wykorzystania informacji przez organizację w odniesieniu do tego obszaru będzie nadal spełniać nowe wymagania.

Punkt 6.1.1 stanowi nowy wymóg dla organizacji w celu określenia zagrożeń i szans wynikających z pkt 4.1 „kontekst organizacji”, punkt 4.2 „zainteresowane strony”, pkt 6.1.2 „aspekty środowiskowe” i wreszcie punktu 6.1.3 ‚ zobowiązanie w zakresie zgodności „. Ponieważ ryzyko jest definiowane jako „efekt wpływu niepewności na cele środowiskowe” istnieje tutaj bezpośredni związek z zamierzonymi wynikami SZŚ, który będzie oczywiście zawierać podstawowe zasady, takie jak zapobieganie zanieczyszczeniom i utrzymania zgodności z prawem.

Jest też nowe wymaganie „Planowanie podejmowania działań”. To wymaga bardziej holistycznego podejścia wymaganego przez poprzednie punkty i wykorzystuje ten punkt do planowania działań na bardziej szczegółowym poziomie. Zapewni to, że wyniki procesu planowania są dostatecznie kompletne do utworzenia solidnej podstawy do pozostałej części systemu.

Wreszcie ostatnia część punktu „cele środowiskowe i planowanie ich osiągnięcia”. Organizacja ustanawia cele środowiskowe dla odpowiednich funkcji i szczebli w organizacji. Cele środowiskowe muszą być spójne z polityką ochrony środowiska, mierzalne, monitorowane, przekazywane i aktualizowane.

W planowaniu ich osiągnięcia, obecnie istnieje szczególny wymóg, aby ustalić, w jaki sposób wyniki działań będą oceniane za pomocą wskaźników dla monitorowania postępu. W celu uzyskania dalszych wskazówek w sprawie ustanawiania wskaźników wydajności istotnych dla zarządzania środowiskiem można skorzystać z wytycznych zawartych w normie ISO 14031 – Wytyczne do oceny oddziaływania na środowisko.

Punkt 7: Wsparcie

Punkt ten zaczyna się od wymagania, że organizacje powinny określić i zapewnić niezbędne zasoby dla ustanowienia, wdrożenia, utrzymania i ciągłego doskonalenia SZŚ. Mówiąc wprost, jest to bardzo silne wymaganie, obejmujące zapewnienie potrzeby w zakresie niezbędnych zasobów dla SZŚ.

Punkt ten nadal przedstawia konieczność określenia wymagań dotyczących kompetencji i świadomości, podobnie jak w ISO 14001:2004.

Organizacje będą musiały określić niezbędne kompetencje dla osób wykonujących pracę, pod jej nadzorem, która wpływa na zarządzanie środowiskowe i zdolność do wywiązywania się z obowiązków przestrzegania przepisów. Organizacja powinna zapewnić im odpowiednie szkolenia. W tym punkcie istnieje wymóg, aby zachować udokumentowane informacje jako dowód kompetencji.

Ponadto organizacje powinny upewnić się, że wszyscy ludzie wykonujący pracę pod nadzorem organizacji są świadomi polityki środowiskowej, oraz tego jaki ich praca może mieć wpływ na zgodność oraz jakie może spowodować niezgodności związane z SZŚ. Ponadto, muszą zdawać sobie sprawę z ich wkładu w skuteczność systemu zarządzania środowiskowego z uwzględnieniem korzyści płynących z większej efektywności środowiskowej. Choć nie jest to zasadnicza zmiana w odniesieniu do poprzedniej wersji, ale są teraz dodatkowe wymagania dotyczące zarówno komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.

Ostatecznie, istnieją wymogi dotyczące „udokumentowanej informacji”, która jest nowym terminem, który zastępuje odniesienia w standardzie z 2004 roku do „dokumentów” i „zapisów”. Wymagania te odnoszą się do tworzenia i aktualizacji udokumentowanej informacji i jej nadzoru. Wymagania są podobne do ich odpowiedników w ISO 14001:2004 dla nadzoru nad dokumentami i zapisami.

Punkt 8: Funkcjonowanie

Klauzula ta zajmuje się realizacją planów i procesów, które są przedmiotem również poprzednich punktów. Zajmuje się realizacją działań określonych w odniesieniu zarówno do klauzuli 6.1, jak również klauzuli 6.2. Ponadto pojawiają się nowe, bardziej szczegółowe wymogi, które odnoszą się do nadzoru nad procesami outsourcingu. Potencjalnie jeszcze większa zmiana dla użytkowników wcześniejszego standardu w odniesieniu do nowego szerszego obowiązku patrzenia „ z perspektywy cyklu życia” na pewne aspekty operacyjne. Oznacza to, by poważnie zastanowić się, jakie są rzeczywiste lub potencjalne skutki dla środowiska ma oddziaływanie

prowadzonej działalności lub (jeśli to możliwe) jej kontrolowanie. Nowe obszary wyszczególnione w niniejszym punkcie obejmują zamówienia na produkty i usługi, kontrole w celu zapewnienia, że wymogi ochrony środowiska w odniesieniu do projektowania, dostawy, użytkowania obejmują koniec życia produktów i usług danej organizacji i są rozpatrywane na odpowiednim etapie. Organizacja musi brać pod uwagę konieczność zapewnienia informacji o potencjalnym, znaczącym oddziaływaniu na środowisko związanym z transportem lub dostarczeniem, używaniem, zużyciem i ostatecznym likwidacją swoich produktów i usług.

Punkt 9: Ocena funkcjonowania

Obejmuje wiele z tego co było w punkcie 4.5 poprzedniego standardu.

Jako ogólne zalecenie, należy określić, jakie informacje są potrzebne do oceny oddziaływania na środowisko i skuteczność Twojego SZŚ. Działa wstecz od tej „potrzeby informacji”, aby ustalić, co należy mierzyć i monitorować, kiedy, kto i jak. Organizacje powinny również powrócić do swojego programu audytu, w szczególności w celu zapewnienia, że spełnia nowe wymagania.

Ocena działania obejmuje wiele obszarów wcześniej opisywanych w punkcie 4.5 i 4.6 w wersji z 2004 roku. Jako ogólne zalecenie, organizacje powinny ustalić, jakie informacje muszą poddać ocenie pod kątem skuteczności i efektywności środowiskowej. Najpierw należy określić co monitorować i mierzyć, kiedy, co i kto.

Udokumentowana informacja, które dostarcza dowodów na ocenę musi być zachowana.

Jest teraz bardziej szczegółowe wymagania w punkcie pkt 9.1.2, dotyczącego oceny zgodności, zwłaszcza wymaganie zarządzania wiedzą i zrozumieniem statusu zgodności.

Audyty wewnętrzne muszą być także prowadzone w zaplanowanych odstępach czasu z uwzględnieniem zmian, które miały miejsce w organizacji, przeglądu systemu zarządzania organizacji i zapewnienia jego stałej przydatności, adekwatności i skuteczności.

Punkt 10: Doskonalenie

Ze względu na nową strukturę i koncentrację na ryzyku w standardzie, nie ma szczególnych wymagań w zakresie działań zapobiegawczych w tym punkcie. Jednakże, istnieje kilka nowych bardziej szczegółowych wymagań dotyczących działań korygujących. Pierwszym jest reagowanie na niezgodności i podjęcia działań, w stosownych przypadkach, korekcja i korygowanie niezgodności oraz radzenie sobie z ich konsekwencjami. Drugim jest ustalenie, czy istnieją podobne niezgodności lub czy potencjalnie mogą wystąpić w innych częściach organizacji, co prowadzi do odpowiednich działań korygujących w całej organizacji, jeśli to konieczne. Mimo, że pojęcie działania zapobiegawczego ewoluowało, nadal istnieje potrzeba rozważenia potencjalnych niezgodności, aczkolwiek w wyniku aktualnej niezgodności.

Wymóg ciągłego doskonalenia został podtrzymany, aby zapewnić przydatność i adekwatność SZŚ, jak również jego skuteczność i są one rozpatrywane w świetle zwiększonej efektywności środowiskowej.

Najważniejsze różnice w terminologii pomiędzy ISO 14001:2004 a ISO 14001:2015

Artykuł opublikowano dzięki uprzejmości BSI Group Polska. Więcej informacji opisujących wymagania ISO 14001 i wskazówki przejścia na nową wersję normy znajdziesz tutaj