W ramach nowej aktualizacji normy ISO 14001 wprowadzono pewne kluczowe zmiany, które mogą wpłynąć na sposób, w jaki System Zarządzania Środowiskowego (SZŚ/EMS) znajduje miejsce w kierunku strategicznym danej organizacji. Niniejsze opracowanie zawiera wskazówki informujące o tym, czego można spodziewać się podczas auditu w związku ze wspomnianymi nowymi wymogami, a także jest pomocne w przygotowaniu się do auditu.
Przede wszystkim należy podkreślić, że podstawowe cele normy ISO 14001 nie zmieniły się. Określono je w sekcji dotyczącej zakresu stosowania normy w następujący sposób:
W ramach tej międzynarodowej normy określono wymogi dotyczące systemu zarządzania środowiskowego w przypadku gdy organizacja:
- musi wykazać swoją zdolność do zwiększenia efektywności środowiskowej, co stanowi wartość w odniesieniu do środowiska, organizacji samej w sobie i zainteresowanych stron;
oraz
- dąży do zwiększenia efektywności środowiskowej, spełnia wymogi dotyczące zgodności i osiąga cele środowiskowe.
Państwa system zarządzania musi przyczyniać się do osiągnięcia tych zamierzonych wyników. Auditor będzie szukał obiektywnych dowodów świadczących o tym, że systemy i procesy obecne w Państwa organizacji są w stanie nie tylko zapewnić zwiększoną efektywność środowiskową, ale również spełniają wszelkie odpowiednie wymogi o charakterze ustawowym lub regulacyjnym.
Audit ISO 14001:2015 – czego możesz oczekiwać?
W ramach normy ISO 14001:2015 określono szereg nowych wymogów, które zmienią ukierunkowanie Państwa auditu. Jedną z głównych zmian jest umieszczenie działań z zakresu zarządzania środowiskowego i ciągłego doskonalenia w centrum organizacji. Oznacza to, że Państwa System Zarządzania Środowiskowego musi być dostosowany do kierunku strategicznego Państwa organizacji.
Potrzeba prowadzenia dyskusji z podmiotami wpływającymi na procesy organizacji będzie coraz większa. Podmioty te będą musiały być dostępne podczas przeprowadzania ocen mających zastosowanie do zakresu ich obowiązków i odpowiedzialności.
Większy nacisk będzie również kładziony na otwarte dyskusje z organizacjami wynikające z odejścia od udokumentowanych procedur. Otwarte pytania zawsze były częścią oceny, a zachowanie bezpośredniego pola widzenia łączącego kierunek strategiczny i przywództwo ze strony kadry kierowniczej wyższego szczebla w organizacji jest istotne. Podczas przeprowadzania auditu w zakresie różnych procesów może okazać się, że organizacja nie dysponuje tradycyjnymi diagramami przepływu dokumentów ani nawet procesów.
Na odpowiednich poziomach zostanie jednak określony podmiot odpowiedzialny za dany proces oraz, jeżeli proces jest kluczowy, zostaną określone cele. Korzystanie z tych informacji przy dokonywaniu przeglądu skuteczności procesów w celu osiągnięcia założonych wyników w zakresie systemu jest kluczowe.
Kontekst organizacji
Jest to nowy punkt stanowiący podstawę do określania ram systemu zarządzania środowiskowego (EMS). „Kontekst organizacji” jest punktem stanowiącym podstawę całej nowej normy i zakresu stosowania EMS, przy zapewnieniu jej zgodności z celem i kierunkiem strategicznym organizacji. Konieczne jest, aby organizacje określiły i zrozumiały wewnętrzne i zewnętrzne czynniki i zainteresowane strony mogące wpłynąć na zdolność organizacji w zakresie osiągania zamierzonych wyników dotyczących EMS i zaspokojenia własnych szczególnych potrzeb.
Po pierwsze, auditor oceni sposób, w jaki określają Państwo czynniki zewnętrzne i wewnętrzne mające znaczenie dla Państwa organizacji. Niezbędne jest, aby wykazać, w jaki sposób określają, monitorują i weryfikują Państwo informacje.
Po drugie, należy wskazać sposób, w jaki określili i zrozumieli Państwo potrzeby i oczekiwania zainteresowanych stron mających znaczenie dla Państwa efektywności środowiskowej. Do Państwa organizacji należy decyzja, czy konkretny wymóg odpowiedniej zainteresowanej strony jest faktycznie istotny. Jeżeli wymóg zostanie uznany za istotny, potrzeby stają się zobowiązaniami w zakresie przestrzegania zasad. Innymi słowy, w wersji z 2004 r. „inne wymogi” zawarte są w wymogach prawnych i innych wymogach.
Przywództwo
Przywództwo stanowi nowy punkt, ale obejmuje pewne wymogi zawarte w normie ISO 14001:2004. Kadra kierownicza wyższego szczebla jest obecnie zobowiązana do większego zaangażowania w SZŚ (EMS), a także musi dopilnować, aby wymogi zostały zintegrowane z procesami zachodzącymi w organizacji oraz aby polityka i cele zostały dostosowane do kierunku strategicznego organizacji.
Większy nacisk kładziony jest na zaangażowanie kadry kierowniczej wyższego szczebla w ciągłe doskonalenie w zakresie SZŚ (EMS) w celu zwiększenia efektywności środowiskowej.
Przywództwo w zakresie auditu jest procesem rozpoczynającym się zwykle od dyskusji z kadrą kierowniczą wyższego stopnia. Auditor poruszy wiele kwestii, które Państwo omówili w ramach poprzedniej oceny, wprowadzi on jednak pewne nowe elementy.
Te dodatkowe elementy będą dotyczyły sposobu, w jaki kadra kierownicza wyższego szczebla, liderzy i zespół kierowniczy zapewniają zgodność EMS z kierunkiem strategicznym organizacji, a także sposobu, w jaki przejmują odpowiedzialność i promują myślenie oparte na ryzyku, znaczenie skutecznego zarządzania środowiskiem i znaczenie poprawy stanu środowiska w ramach organizacji.
Auditor wykorzysta następnie te informacje w ramach organizacji, aby ocenić, czy istnieje zgodność między celem a kierunkiem oraz aby określić, czy ludzie są zaangażowani w osiąganie celów środowiskowych i zwiększanie efektywności środowiskowej. Proces ten będzie wiązał się z wieloma ścieżkami auditu i prawdopodobnie będzie obejmował:
- rozmowy z pracownikami na różnych poziomach i w różnych obszarach dotyczące ich celów i sposobu, w jaki przyczynią się do zwiększenia efektywności środowiskowej i udoskonalania systemu;
- kwestie dotyczące sposobu zarządzania zmianami w organizacji, a także tego, czy oddziały współpracują ze sobą, aby zapewnić o braku wzajemnego szkodliwego wpływu podczas dokonywania zmian.
Planowanie
W ujęciu ogólnym Punkt 6 prawdopodobnie obejmuje największy obszar zmian w odniesieniu do użytkowników wcześniejszej wersji normy. Zwiększono nacisk na zapewnienie uwzględnienia „kontekstu organizacji” i „zainteresowanych stron”. Obecnie obowiązuje wymóg określenia ryzyka i możliwości oraz wpływu jaki mogą one mieć na efektywność środowiskową, osiągnięcie założonych wyników, a także sposobu rozwiązywania tych kwestii.
Konieczne jest również, aby proaktywnie szukać możliwości w zakresie zwiększenia efektywności, udoskonalania procesów i poprawy ogólnej skuteczności SZŚ (EMS).
Mimo że zwiększono nacisk na myślenie oparte na ryzyku, nie istnieją wymogi dotyczące formalnej oceny ryzyka lub udokumentowanego procesu zarządzania ryzykiem. Koncepcja dotycząca określenia ryzyka służy zamianie punktu odnoszącego się do działań zapobiegawczych zawartego w poprzednim przeglądzie, a także służy promowaniu identyfikacji działań zapobiegawczych w zakresie planowania a nie kontroli, podobnie jak w wersji z 2004 r. Sposób identyfikacji ryzyka w organizacji całkowicie zależy od Państwa; może się to odbywać za pomocą bardziej szczegółowych metod zarządzania ryzykiem lub za pomocą mniej formalnych działań.
Auditor zbada, w jaki sposób wykorzystali Państwo informacje dotyczące Państwa kwestii wewnętrznych i zewnętrznych, zainteresowanych stron oraz aspektów identyfikacji, aby określić czynniki ryzyka oraz możliwości obecne w Państwa organizacji, a także proces decyzyjny, przez który przeszli Państwo, aby zdecydować, jakie działania podjąć.
Wsparcie
Dzięki wsparciu dysponują Państwo odpowiednimi zasobami, ludźmi, wiedzą i umiejętnościami oraz infrastrukturą, aby osiągnąć cele organizacyjne i zamierzone wyniki. Auditor będzie szukał dowodów dotyczących tego, w jaki sposób określają i zapewniają Państwo środki niezbędne do funkcjonowania systemu zarządzania środowiskowego, obejmujące dostawców zewnętrznych.
W odniesieniu do kompetencji nastąpiło odejście od osób w organizacji w kierunku wszelkich podmiotów objętych kontrolą organizacji, które mogą wpływać na efektywność EMS. Nie będzie różnicy w stosunku do podejścia w zakresie przeprowadzania auditu tego wymogu, ale dostępna może być większa pula objęta kontrolą, z której wybierane są obiektywne dowody. Ponadto należy uwzględnić zmieniające się potrzeby i trendy oraz sposób utrwalenia dotychczasowej wiedzy i sposób zdobywania dodatkowej wiedzy. Auditor omówi kwestię dotyczącą sposobu określania i zdobywania wiedzy niezbędnej do prowadzenia organizacji oraz sposobu utrwalania tej wiedzy. Proces ten może wymagać skupienia uwagi na obszarach takich jak systemy zarządzania kompetencjami, procesy związane z zasobami ludzkimi lub planowanie sukcesji.
Dokumentacja
Obecnie w ramach wersji normy z 2015 r. wymagana jest mniejsza ilość dokumentów obowiązkowych. Nie istnieje wymóg dotyczący Księgi w zakresie kwestii środowiskowych ani dokumentowania procedur dotyczących kontroli dokumentów lub np. wewnętrznych auditów. Organizacje muszą dopilnować, aby posiadały dokumenty i rejestry wskazujące na spełnienie wymogów normy oraz na skuteczne wdrażanie i utrzymywanie systemu. Auditor oceni adekwatność dokumentów do potrzeb organizacji, w jaki sposób zdecydowali Państwo o tym, jakie dokumenty i rejestry są niezbędne. Następnie sprawdzi czy dokumentacja ta jest dostępna i gwarantuje wykonanie procesów zgodnie z planem.
Funkcjonowanie
Ta część normy w dalszym ciągu obejmuje realizację planów określonych w Punkcie 6 uwzględniającym kontekst, zainteresowane strony, obowiązki spełnienia wymagań, znaczące aspekty oraz czynniki ryzyka i możliwości. W ramach tego punktu występują pewne różnice i ulepszenia obejmujące przede wszystkim kontrolę procesów outsourcingu, produkty i usługi oraz wymogi dotyczące zgodności z perspektywą cyklu życia.
Auditor wykorzysta informacje zgromadzone w ramach realizacji planów jako dane wejściowe dotyczące ścieżek auditu w odniesieniu do tych wymogów. Przeprowadzi badania dotyczące sposobu, w jaki działania określone w celu zapobiegania zagrożeniom i wykorzystywania możliwości były realizowane i kontrolowane. Kierownik ds. Klienta może przeprowadzić audit zarządzenia zmiany, wybierając przykłady dotyczące działań związanych ze zmianą a następnie podążając za nimi zgodnie z wymogami dotyczącymi przywództwa, ryzyka, komunikacji, świadomości, zasobów, kompetencji, wiedzy organizacyjnej i oceny efektywności, aby zbadać ich skuteczność.
Ocena funkcjonowania
Ocena funkcjonowania obejmuje obszary przedstawione wcześniej w wersji z 2004 r. Uwzględniono w niej wymogi dotyczące monitorowania, pomiarów, analizy i oceny; należy rozważyć co powinno zostać poddane pomiarom, a także rozważyć zastosowane metody, termin analizy danych oraz termin składania sprawozdań dotyczących tych danych. W ramach przedmiotowej normy większy nacisk położono na wyniki działań w zakresie monitorowania i dokonywania pomiarów.
Doskonalenie
W tej kwestii nie wystąpiły znaczące zmiany w związku z wymogami normy. Główna zmiana polega na tym, że wymóg dotyczący działań naprawczych jest bardziej nadrzędny. W ramach tego wymogu następuje podział różnych etapów działania tj. korekta, analiza przyczyn i działanie naprawcze. W sposobie podejścia auditora do przedmiotowego punktu nie zaszły żadne znaczące zmiany.
Auditor będzie oceniał kwestie dotyczące Państwa SZŚ (EMS), sprawdzając, czy wszystkie zaplanowane cele zostały osiągnięte, a jeżeli doszło do odstępstw, czy rozwiązano je zgodnie z wymogami (świadczyłoby to o doskonaleniu) oraz sprawdzając sposób, w jaki dokonują Państwo zmiany/ przeglądu kontekstu i zainteresowanych stron, a także sprawdzając zakres stosowania Państwa SZŚ (EMS) w oparciu o wyniki Państwa kontroli i analiz, aby zapewnić o jego adekwatności i pomocy w osiągnięciu zamierzonych wyników.
Nie powinni Państwo mieć obaw w odniesieniu do auditu, a Państwa auditor nie podda przeglądowi wszystkich elementów w ciągu jednego auditu. Najistotniejsze zmiany odnoszą się do punktów dotyczących kontekstu organizacji, przywództwa i ryzyka. Treść dyskusji prowadzonych przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla będzie stanowiła kluczową zmianę, na którą Państwa zespół kierowniczy powinien się przygotować.
