System Zarządzania Jakością zgodny z ISO 9001:2008 musi być udokumentowany. Dokumentację SZJ stanowią:
Księga Jakości – dokument, który stanowi opis całego SZJ w przedsiębiorstwie. Przedstawia zakres systemu i opisuje przyczynę ewentualnych wyłączeń. Jeśli dokumentacja nie jest zbyt rozbudowana Księga Jakości zawiera procedury. Częściej jednak są stosuje się jedynie odwołania do procedur. W Księdze Jakości należy także zawrzeć opis wzajemnego oddziaływania między procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie. najczęściej wykorzystuję się do tego tzw. „mapę procesów”. Ponadto w Księdze Jakości może zawierać: deklarację Polityki Jakości norma wymaga jej udokumentowania), opis obowiązków, uprawnień, wymagań na poszczególnych stanowiskach (np. w formie matrycy), informacje o organizacji, historię. Często spotykanym elementem jest także wykaz wszystkich dokumentów funkcjonujących w SZJ.
- księga jakości
- polityka jakości
- wszystkie obowiązkowe procedury
Procedury- jest to ustalony sposób przeprowadzenia działań lub procesu. ISO 9001:2008 wymaga, aby udokumentowano za pomocą procedury następujące elementy SZJ:
- nadzór nad dokumentacją,
- nadzór nad zapisami,
- audit wewnętrzny,
- nadzór nad wyrobem niezgodnym,
- działania korygujące,
- działania zapobiegawcze.
Dokumentowanie innych elementów SZJ zależy od potrzeb i uznania wdrażających system. Często elementy te opisane są już, za pomocą wcześniej istniejących w systemie dokumentów.
Instrukcje (instrukcje pracy, specyfikacje techniczne) – dokumenty te maja za zadanie dokładne opisanie pracy na stanowiskach, na których ich brak mógłby mieć szczególny wpływ na przebieg procesu i jakość wykonywanej pracy.
Zapisy – dokumenty przedstawiające wyniki lub dowody przeprowadzonych działań.
Strukturę dokumentacji w SZJ ISO 9001:2008 przedstawia poniższy rysunek.
