Pages Menu
RssFacebook
Categories Menu

Posted by on 28.05.2012 | 0 comments

Jak zwiększyć efektywność nowoczesnych rozwiązań informatycznych?

Jak zwiększyć efektywność nowoczesnych rozwiązań informatycznych?

Informatyka jest bardzo ważnym sposobem funkcjonowania administracji publicznej. Dlatego jej elementy muszą być tak wprowadzane do struktur urzędu, aby ułatwiały załatwienie sprawy klientowi, a urzędnikom skracały czas jej realizacji.

W dobie wszechobecnego komputera trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie jakiejkolwiek instytucji użyteczności publicznej, w tym urzędów administracji samorządowej i rządowej, bez wsparcia narzędzi informatycznych. A takie wsparcie jest jak najbardziej oczywiste i oczekiwane zarówno przez pracowników, jak i klientów tych instytucji. Oferta firm informatycznych (dalej: IT) jest szeroka i kusząca. Przepisy prawne również obligują do działań w kierunku np. elektronicznej obsługi obywateli. Urzędy wydają więc na informatyzację coraz większe pieniądze, oczekując coraz lepszych efektów.

Organizacja pracy

W proces wdrażania systemów IT angażowane są znaczne pieniądze, czas i energia ludzka. Niestety, efekt końcowy zwykle nie przedstawia się zadowalająco, ponieważ wzrost efektywności pracy urzędników w stosunku do poniesionych nakładów jest znacznie mniejszy od oczekiwanego (klienci nie odczuwają znaczącej poprawy jakości obsługi), a sami pracownicy sygnalizują wiele niedogodności związanych z użytkowanymi przez nich narzędziami IT.

Dlaczego tak się dzieje? Co zrobić, żeby efektywność wdrażania nowoczesnych rozwiązań informatycznych była wyższa? Żeby odpowiedzieć na te pytania, trzeba najpierw uświadomić sobie, jak tak naprawdę wygląda praca w urzędzie. Kaizen Institute Deutschland przeprowadził badania dotyczące czasu pracy urzędników (patrz: tabela).

pożeracze czasu w urzędzieNawet jeśli struktura „pożeraczy czasu” jest nieco inna (patrz: tabela), to jednak fakt, że traci się ok. 15 godz. tygodniowo na całkowicie zbędne działania, jest „porażający” (dla stuosobowego urzędu przy średnim koszcie pracy 3500 PLN to ponad 1,5 miliona PLN strat rocznie). Przy takiej „organizacji pracy” wprowadzenie jakiegokolwiek systemu IT niewiele zmieni. Firmy wdrażające oprogramowanie proponują „systemy zintegrowane” i „dostosowanie systemu do organizacji urzędu”, co w praktyce sprowadza się do częściowej implementacji organizacji urzędu w systemie informatycznym, a więc jeszcze mocniejszego utrwalenia nieoptymalnych procesów. Próba ich optymalizacji w trakcie wdrożenia znacznie to wdrożenie wydłuża oraz zdecydowanie podnosi koszty. A przecież przedłużające się zebrania i narady, z których niewiele wynika, źle stawiane cele, odrywanie nas od merytorycznej pracy (telefony, współpracownicy) pozostaną. Czas poszukiwania danych, potrzebnych np. żeby wydać prawidłową decyzję, ulegnie skróceniu, ale tylko pod warunkiem że kompletne i prawdziwe znajdą się w systemie. A co z szafami z dokumentacją, w których coraz trudniej się poruszać?

Czy rzeczywiście dokonuje się wyboru pomiędzy wysokimi kosztami i szybciej działającymi starymi mechanizmami, czy jeszcze wyższymi kosztami i ciągnącymi się w nieskończoność wdrożeniami połączonymi z działaniami optymalizacyjnymi.

Metody KAIZEN

6-stopniowy model zarzązania procesami w administracji - organizacja pracyMoim zdaniem, podjęcie działań usprawniających, eliminujących marnotrawstwo czy optymalizujących procesy powinno być krokiem poprzedzającym wdrożenie systemowych narzędzi IT i wspierającym je. KAIZEN jest odpowiedzią na to wyzwanie, sposobem zaangażowania pracowników w działania doskonalące. To metoda coraz efektywniejszego zarządzania administracją, zawarta w sześciostopniowym modelu (patrz: wykres 1), jest podejściem z założenia niekosztownym i niewymagającym długotrwałego wsparcia z zewnątrz. Może stać się fundamentem, na którym budowane są wszelkie inne działania (w tym IT).

Marnotrawstwo w procesie i jego minimalizacjaChcąc rozpocząć proces organizowania pracy i funkcjonowania całego urzędu po nowemu, należy zacząć od wyrobienia w sobie umiejętności dostrzegania strat i marnotrawstwa, następnie stosując kilka prostych i praktycznie bezkosztowych narzędzi, eliminować je (patrz: wykres 2).

Wymaga to oczywiście zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń i schematów myślenia. Znakomitym narzędziem służącym przezwyciężaniu nawyków jest tzw. kampania 5S. Nazwa pochodzi od pierwszych liter 5 kroków, z których składa się to działanie, tzn.:

  1. selekcja,
  2. systematyka,
  3. sprzątanie,
  4. standaryzacja,
  5. samodoskonalenie.
Efektem kampanii 5S powinien być stan, w którym wszystko jest na swoim miejscu i na wszystko jest miejsce. Dzięki kampanii 5S na nowo organizuje się miejsce pracy (biurko, pokój), zaczyna się wyrabiać nowe nawyki, a poprzez to ogranicza straty.

Jak samemu wdrożyć 5s

Zyskuje się zwiększenie czasu przeznaczonego na tworzenie wartości dodanej, czyli spełnianie oczekiwań klientów. Kampania 5S nie wymaga inwestycji, wręcz przeciwnie – w większości przypadków „odkrywa” zapasy, które mogą służyć jeszcze przez długi czas, redukując bieżące zakupy. Aby wejść na następne poziomy doskonałości, mamy do dyspozycji kolejne, proste w użyciu i niekosztowne narzędzia (np. standaryzację pracy zespołu, mapowanie procesów i/lub mapowania strumienia wartości, zespołowe rozwiązywanie problemów w 7. krokach i inne).

Wszystkie te działania, będące elementem wdrażania w organizacji pracy systemu KAIZEN, służą lepszemu zaspokajaniu oczekiwań klienta (zarówno zewnętrznego, czyli obywatela, jak wewnętrznego). Wdrażanie systemów IT z założenia ma taki sam cel. Kwestią wyboru jest, czy rozpoczyna się od wdrożenia kosztownych narzędzi IT, czy od zastosowania tanich i skutecznych działań porządkujących organizację pracy (np. 5S), które będą stanowiły stabilny fundament wszystkich następnych działań.

Artykuł opublikowano dzięki uprzejmości PROFES wyłącznego partnera merytorycznego w Polsce KAIZEN Institute Consulting Group. Artykuł pochodzi z numeru 20 czasopisma Gazeta Samorządu i Administracji 15.10.2009

Post a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Facebook

Get the Facebook Likebox Slider Pro for WordPress

Pin It on Pinterest

Share This
Więcej w Czytelnia
W pętli planowania Pull. Jak się zabezpieczyć przed wahaniami zamówień w łańcuchu logistycznym?

W modelu Kaizen można wyróżnić siedem rodzajów marnotrawstwa. Nadprodukcja uważana jest za najbardziej niekorzystny, ponieważ ukrywa problemy, nie pozwalając na podjęcie odpowiednich działań optymalizacyjnych oraz powoduje zamrożenie kapitału. Ponadto, pracując w systemie bazującym na prognozach, trudniej zarządzać, stosując metody wyszczuplonego wytwarzania. Zasada „właściwych części we właściwym czasie” przestaje obowiązywać, ponieważ produkowanie i dostarczanie klientowi dokładnie takich […]

Zamknij