Właściwe przedstawienie korzyści z wdrożenia systemu zarządzania jakością w organizacji jest istotnym elementem na etapie podejmowania decyzji o wdrożeniu. W literaturze spotkać się można z podziałem korzyści na dwie grupy:
Wewnętrzne korzyści z funkcjonowania Systemów Zarządzania Jakością:
- zwiększenie zaangażowania pracowników w wykonywanie powierzonych obowiązków na wszystkich szczeblach organizacji,
- usystematyzowanie podstawowych obszarów działalności organizacji, takich jak sprzedaż, produkcja, planowanie itp.,
- usprawnienie systemu decyzyjnego oraz przepływu informacji,
- obniżenie kosztów działalności oraz zwiększenie różnorodności wytwarzania poprzez zarządzanie procesami w organizacji,
- usprawnienie zapewnienia powtarzalnych wyrobów, co bezpośrednio przekłada się na zmniejszenie liczby reklamacji,
- zwiększenie wydajności pracy oraz rentowności organizacji,
- ustanowienie jasnych i przejrzystych uprawnień i obowiązków komórek organizacyjnych,
- usprawnienie identyfikacji zagrożeń i ich skutków, możliwość zarządzania ryzykiem,
- lepsza identyfikacja potrzeb poszczególnych komórek organizacyjnych,
- wprowadzenie systemu oceny skuteczności szkoleń, systemu okresowej oceny pracowników, systemu szkoleń,
- zwiększenie skuteczności realizacji celów organizacji,
- zmotywowanie do doskonalenia funkcjonowania organizacji,
- kształtowanie kultury jakości oraz skutecznej komunikacji wewnętrznej.
Zewnętrzne korzyści z funkcjonowania Systemów Zarządzania Jakością:
- poprawa wizerunku organizacji, zaliczanie się do grona „uporządkowanych” organizacji,
- zwiększenie wiarygodności w oczach klienta, szczególnie na rynkach zagranicznych,
- rozumienie i reagowanie na sygnały dochodzące z rynku, poprawa komunikacji między organizacją a klientem oraz dostawcą,
- wzrost konkurencyjności organizacji na rynku,
- usystematyzowany sposób potwierdzania i realizacji zamówień klienta,
- możliwość porównywania się z innymi organizacjami w zakresie analizy strategicznej karty wyników,
- ułatwienie kontaktu z otoczeniem organizacji: z bankami, instytucjami państwowymi, konkurencją, kooperantami na rynkach zagranicznych.
Praktyka pokazuje, że są trzy typowe przesłanki, leżące u podstaw podjęcia decyzji o wdrożeniu systemu zarządzania jakością:
- uzyskanie certyfikatu jako celu samego w sobie, podchodząc do systemu zarządzania jakością jak do marketingowego narzędzia promocji organizacji, jako formy zjednania się z konkurencją pod względem posiadanych tytułów,
- uzyskanie certyfikatu, ponieważ tego oczekują klienci; jest to warunkiem przystąpienia do negocjacji lub przetargu,
- świadome wdrożenie systemu zarządzania jakością z zamysłem rzeczywistego usprawnienia działania organizacji, uzyskania wymiernych efektów.
W przypadku dwóch pierwszych przesłanek należy się spodziewać, iż korzyści z wdrożenia systemu zarządzania jakością nie wykroczą znacznie poza te, wynikające z przytoczonych właśnie przesłanek. W takich warunkach system wdrażany jest najczęściej na siłę, bez specjalnego przygotowania organizacji i jej ludzi.
Jedynie racjonalna decyzja o podjęciu działań zmierzających do wdrożenia i utrzymania systemu zarządzania jakością może przynieść wymienione wyżej korzyści. Wielkość zbioru korzyści zależy bezpośrednio od zaangażowania całej załogi organizacji. Szczególnie ważne jest w tym zakresie kierownictwo, które powinno być przykładem i kształtować wartość systemu zarządzania jakością dla organizacji.
