Na pytanie, czym jest księga jakości, najczęściej słyszymy, że jest ona [quotebox]podstawowym lub najważniejszym dokumentem systemu zarządzania jakością.[/quotebox] Czym jest ona naprawdę?
Wymagania ogólne odnośnie księgi jakości znajdują się w punkcie 4.2.1. normy ISO 9001, a szczegółowe w punkcie 4.2.2.
Norma ISO 9001 wymaga, aby w księdze jakości zawarto następujące informacje:
[quotebox]a) zakres systemu zarządzania jakością, łącznie ze szczegółami dotyczącymi wszelkich wyłączeń i ich uzasadnieniem,
b) udokumentowane procedury ustanowione dla systemu zarządzania jakością lub powołanie się na nie,
c) opis wzajemnego oddziaływania między procesami systemu zarządzania jakością.[/quotebox]
Zakres systemu zarządzania jakością to obszar działalności organizacji, który jest objęty systemem zarządzania jakością.
Dla przykładu: organizacja wytwarza wyroby i prowadzi działalność doradczą, ale systemem jakości zamierza na początek objąć jedynie wytwarzanie wyrobów.
Norma ISO 9001 dopuszcza wyłączenie obowiązku spełniania wszystkich wymagań z punktu 7. normy, przy podaniu uzasadnienia. W ramach przykładu: organizacja wytwarza wyroby jedynie na podstawie projektów klienta, dlatego nie istnieje proces projektowania wyrobu, co przy odpowiednim uzasadnieniu zwalnia organizację z wymagań normy z punktu 7.3.
Można w księdze jakości umieścić całe procedury. Jeśli chcemy, aby księga była mniej obszerna, to możemy się jedynie do procedur odwołać i dodać je w formie załączników. Warto jednak opisać je, choćby na dużym poziomie ogólności. Dzięki temu lektura księgi da czytającemu obraz systemu.
Opis wzajemnego oddziaływania między procesami systemu zarządzania jakością najczęściej przygotowuje się w formie mapy procesów. Taka mapa wraz z krótkim opisem pozwala łatwiej niż długie opisy zależności zrozumieć specyfikę działalności organizacji.
[ok]Stworzenie księgi jakości jedynie z takich informacji sprawiłoby, że miałaby ona zaledwie kilka lub kilkanaście stron. W praktyce jednak księga jakości uzupełniona jest o szereg dodatkowych informacji, takich jak:
- polityka jakości,
- cele jakości,
- misja i wizja firmy,
- opis firmy – prezentacja,
- zapewnienia o komunikacji, orientacji na klienta,
- schemat organizacyjny wraz z podziałami odpowiedzialności,
- opis procesów pomocniczych itp.
[/ok]
Każdy z wyżej wymienionych elementów zostanie z czasem bardziej szczegółowo opisany.
Dokumentacja systemowa składa się tak naprawdę z czterech poziomów dokumentacji. Najwyższy poziom, a tym samym największą ogólność treści, stanowi właśnie księga jakości. Kolejny poziom to procesy i procedury, dalej instrukcje i formularze. Najniższy poziom to zapisy.
