Gdyby tak się zastanowić nad główną przyczyną niepowodzeń we wdrażaniu Systemu Zarządzania Jakością wg ISO 9001 w firmie, to na pierwszą pozycję wysuwa się aspekt finansowy. System jakości kojarzy się z dodatkowymi pieniędzmi, przeznaczanymi na doskonalenie jakości, a tak naprawdę na uzupełnianie dokumentów będących często jego smutnym symbolem. Tak nie musi być, a wręcz nie może tak być! Poznaj problemy przy wdrażaniu ISO 9001 i dowiedz się jak im zaradzić.
[info]Zgodnie z filozofią Kaizen doskonalenie jakości wyrobu i jakości pracy właściwie nie jest wcale dodatkowym zajęciem, lecz podstawowym wymaganiem klienta.[/info] Przecież każdy z nas oczekuje coraz lepszych wyrobów za niższą cenę. Na przykład samochody mają być bezpieczniejsze i bardziej ekonomiczne, a przy tym tańsze i bardziej dostępne dla szerszego grona odbiorców.
Traktuj wdrożenie ISO 9001 jak inwestycja
Wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością należy traktować jako inwestycję. Jej celem jest zwiększenie zadowolenia klientów, zdobycie nowych klientów, a tym samym zwiększenie zysków organizacji. Bez kosztów się nie obędzie, wdrożenie wymaga czasu, szkoleń i zaangażowania, ale przy konsekwentnym działaniu te koszty się zwracają. Planując wdrożenie, warto skupić się na przybliżeniu kierownictwu kosztów wdrożenia systemu jakości. W ten sposób uniknie się ograniczenia przez kierownictwo zasobów finansowych w trakcie procesu wdrożenia. W przypadku zmniejszania środków na przykład na szkolenia dla pracowników mogłoby się okazać, że dotychczasowa praca poszłaby po prostu na marne.
Problemy przy wdrażaniu ISO 9001
Po podjęciu decyzji o wdrożeniu Systemu Zarządzania Jakością w organizacji spotykamy się z wieloma barierami. Zależnie od poziomu wiedzy z niektórymi kwestiami jest związane więcej pracy, a z innymi mniej. Często problemy wynikają już z nastawienia kierownictwa. Niekiedy oczekiwane są wyraźne rezultaty w krótkim przedziale czasowym. Należy jednak pamiętać, że system jakości nie jest automatycznym urządzeniem, którego zakup już po kilku dniach na wykresie potwierdzi większą wydajność niż wydajność pracy ludzkiej (manualnej). Tutaj ważne są szkolenia, warto rozpocząć właśnie od kierownictwa.[info] Regularnych szkoleń wymagają pracownicy wszystkich szczebli, ale to „z góry” idzie przykład, zaangażowanie i wiara w powodzenie przedsięwzięcia.[/info]
W trakcie projektowania Systemu Zarządzania Jakością może pojawić się wiele sprzeczności w funkcjonowaniu organizacji. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że dzięki obiektywnej analizie głównych procesów w firmie będzie można wykazać dużą potrzebę wprowadzenia zmian większych lub mniejszych. W takiej sytuacji należy się liczyć z niechęcią otoczenia. Przyczyna jest bardzo prosta: człowiek z natury nie lubi zmian, przystosowywania się do nowych warunków. Jedyne, co można robić w tej sytuacji, to rzeczowo i konsekwentnie tłumaczyć postępowanie, wskazywać na korzyści, które zmiana może przynieść.
Kłopotliwe tworzenie dokumentacji ISO 9001
Problem pojawia się także przy tworzeniu dokumentacji. W jaki sposób sprawić, aby dokumentacja spełniała wymagania normy ISO 9001 i była jednocześnie przyjazna obecnej organizacji pracy? O tym przeczytasz w artykule poświęconym rozsądkowi w tworzeniu dokumentacji systemowej. Warto także od początku angażować pracowników w tworzenie dokumentacji. Jeśli już ten etap jedynie pełnomocnika zarządu ds. jakości, to jest prawie pewne, że w ten sposób będzie wyglądało utrzymanie i doskonalenie systemu.
Pytaj Klientów – nie bój się krytyki
Organizacja wdrażająca System Zarządzania Jakością będzie zobowiązana również do badania zadowolenia swoich klientów. Dla wielu firm może się to okazać zupełną nowością, ponieważ nigdy wcześniej nie były otwarte na informacje od swoich klientów. Krytyki nie należy się bać, bo przy umiejętnym jej wykorzystaniu organizacja może wiele zyskać. Trudniejszym zadaniem w tej kwestii jest opracowanie miarodajnej metody pomiaru zadowolenia klienta, w taki sposób, aby go nie zniechęcić do współpracy.
W rzeczywistości powodów można znaleźć dużo, dużo więcej. Powyżej podane są te najczęściej pojawiające się, z którymi organizacje mają najwięcej problemów.
