Wstęp – jakość, jej pojęcie i historia
Jakość została zdefiniowana już w starożytności przez Platona, jako „pewna forma doskonałości”. W późniejszych czasach pojawiło się wiele innych definicji, mających na celu jak najlepsze wytłumaczenie badanego zagadnienia. Nowoczesne zarządzanie jakością zostało zapoczątkowane na początku XX wieku. Swój punkt kulminacyjny uzyskało dzięki pracy takich osób jak E.W. Deming, K. Ishikawa, J.M. Juran i P.Crosby. Te cztery nazwiska to nie wszyscy pionierzy nowoczesnego zarządzania jakością, jednak wielkie nazwiska zapisujące się na zawsze w kartach nauki o jakości.
Jedną z najpopularniejszych definicji w obecnych czasach jest definicja zaczerpnięta z norm ISO 9000, mówiąca, że jakość to stopień w jakim zbiór inherentnych właściwości spełnia wymagania. Innymi słowy jest to ogół cech i właściwości wyrobu lub usług związanych ze zdolnością do zaspokajania stwierdzonych i przewidywanych potrzeb.
Obecność jakości w zarządzaniu projektami
Jeżeli wiemy już, czym jest sama jakość, wyjaśnić należy definicję jakości w zarządzaniu projektami. Jakość projektu polega na określeniu, jak dobrze został zaprojektowany wyrób lub usługa, które mają zaspokoić potrzeby i spełnić wymagania użytkownika. W procesie projektowania systemu zarządzania będzie to określenie, czy zaprojektowany system spełnia wymagania użytkowania. Najważniejszą częścią projektu, w odniesieniu do jakości jest specyfikacja jego parametrów.
Inna definicja tego samego autora mówi, że jakość projektu polega na określeniu, jak dobrze został zaprojektowany wyrób lub usługa, które mają zaspokoić potrzeby i spełnić wymagania użytkownika. Wg innego autora, jakość projektu (wzoru) to model wyrobu o określonym zbiorze cech, według którego ma być on produkowany, aby zaspokoić wymagania klienta.
Celem zarządzania jakością w projekcie jest oczywiście spełnienie wymagań klienta oraz redukcja kosztów. Jak podkreśla Wysocki dobry program zarządzania jakością, który pozwala na monitorowanie i kontrolowanie postępów prac projektowych to wspaniała inwestycja. Dzięki temu można efektywnie wykorzystać wszystkie zasoby niezbędne do realizacji projektu, unikając przy tym zbędnego marnotrawstwa. Dobry program zarządzania jakością, przeprowadzany zgodnie z normami jest drogą do odniesienia sukcesu realizacji projektu.
Zarządzanie jakością to nie tylko kontrola efektów końcowych, działalność zgodnie z budżetem i terminem, jednak co najważniejsze to także planowanie całego przedsięwzięcia, motywacja pracowników do współpracy na polu odkrywania skuteczniejszych sposobów poprawiana jakości oraz co równie istotne, monitorowanie i kontrolowanie jej.
Proces planowania jakości w projektach obejmuje określenie kosztów jakości oraz zaplanowanie wszelkich działań zmierzających do uzyskania jak najwyższego standardu tworząc program zarządzania jakością. Planowanie powinno uwzględnić normy zewnętrzne, jak i wymagania jakościowe realizowane przez organy regulacyjne oraz wewnętrzne – polityka firmy i jej wytyczne.
W etapie zakończenia projektu należy wyciągnąć wnioski, odnaleźć pozytywne aspekty, które znalazły miejsce w projekcie, jak i te negatywne, aby przy kolejnym projekcie można było korzystać ze zdobytego doświadczenia i nie popełniać kolejny raz tych samych błędów.
Narzędzia jakości wykorzystywane w projektach
W praktyce zarządzania projektami wykorzystuje się szereg narzędzi jakości:
- Metoda 5S – metoda ta po raz pierwszy została wprowadzona i zastosowana w Japonii. Polega na przygotowaniu odpowiedniego miejsca pracy do jak najlepszego prosperowania. Składa się z pięciu czynności, kroków, dobrych praktyk: sortuj (seri, sort), systematyzuj (seiton, set in order), sprzątaj (seiso, shine), standaryzuj (seiketsu, standardize), samodyscyplina (shitsuke, sustain). Pierwszy z kroków, czyli sortowanie ma na celu podział narzędzi pracy na te najbardziej potrzebne, sporadycznie potrzebne i usunięcie przedmiotów niepotrzebnych. Systematyzacja ma na celu lepsze zorganizowanie przestrzeni pracy na biurku, regałach. Każda potrzeba rzecz powinna mieć swoje stałe miejsce. Pozwala to na zachowanie porządku i szybkie zorientowanie się, gdy jakiegoś przedmiotu zabraknie. Sprzątanie powinno być rutynową czynnością, a nasze miejsce pracy powinno zawsze być uporządkowane i czyste. Standaryzacja polega na ustaleniu zasad, dobrych praktyk, a następnie wcieleniu je w życie, jako nieodłączny element pracy. Ostatni z kroków- samodyscyplina polega na przestrzeganiu wszystkich powyższych zasad. Zasada ta odnosi się nie tylko do pojedynczego miejsca pracy, jakim jest biurko czy pokój, ale może odnosić się także do całego przedsiębiorstwa, miejsca pracy, w zależności od wykonywanych przez nas czynności, projektów.
Rys. 1: Diagram Ishikawy
Źródło: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Diagram_przyczynowo-skutkowy.JPG (data dostępu 10.04.2015)
- Rybia ość -Funkcjonuje po kilkoma nazwami, m.in. jako diagram przyczyn i skutków, diagram rybiej ości, diagram Ishikawy. Służy on do dokonywania analizy potencjalnych i aktualnych przyczyn badanego zjawiska. Początkowo należy wyodrębnić grupy potencjalnych przyczyn problemów, które zapisuje się na „ościach głównych”. W ramach każdej z grup przyczyn problemów identyfikuje się bardziej konkretne przyczyny pojawiania się problemów, zgodnie z przyporządkowaną grupą. Po dokonaniu analizy przechodzi się do usuwania najbardziej prawdopodobnych przyczyn problemów. Ważnym jest, by pamiętać o usuwaniu przyczyny, a nie objawy problemu. Narzędzie to jest bardzo przydatne zespołom projektowym, które pracują przy programach doskonalenia, monitorowaniu i kontroli pracy projektu. Wszyscy, którzy chcą poprawić jego prosperowanie.
- Six sigma – wywodzi się z filozofii TQM i na niej się też opiera. Służy do kontroli jakości. Zgodnie z nazwą wskazuje na granicę tolerancji klasy 6σ. Jest to odchylenie standardowe i wskazuje granice tolerancji błędu. Wg tej koncepcji, jakość określana jest jako prawo do wartości, co oznacza, że klient może oczekiwać od wyrobu pewnej wartości. Six sigma jest nie tyle wymogiem przestrzegania jakości przy tak wysokim progu tolerancji na błędy, jako po prostu nazwą. 6σ jest to jednak wartość znacznie wysoka, dlatego przy projektach dotyczących produkcji często stosuje się inne wartości, jak np. 3σ. Jest to wartość wystarczająca, aby produkcja przebiegała w normach wysoce jakościowych.
- Analiza Pareto – zwana jest również diagramem Pareto-Lorenza, metodą 80/20. Jest jedną z najczęściej używanych metod z podstawowych narzędzi doskonalenia jakości. Opiera się na regule, której nazwa pochodzi od nazwiska włoskiego ekonomisty Vilfredo Pareto. Jako pierwszy sformułował ją jednak Juran. Pozwala ona na wybór najlepszych zmian, jakie są możliwe do wprowadzenia, zgodnie z którymi około 20% przyczyn wywołuje około 80% typów zdarzeń. Najprostszym przykładem jest, że 20 procent pracy generuje 80 procent korzyści. Metoda ta pozwala na wybór najlepszych sposobów działania w sytuacji, gdy mamy do wyboru wiele możliwości działania. Diagram składa się z dwóch części. Tezą jest wykres słupkowy przedstawiający względny udział każdego składnika w całkowitym skutku, w porządku malejącym. Krzywa przedstawiająca skumulowane wartości, nazywamy Krzywą Lorenza. Analiza Pareto ukazuje, ile wyników zostaje wywołanych przez jedną, konkretną przyczynę. W podsumowaniu wielu danych możemy zauważyć, że najpoważniejsze 20 procent przyczyn występowania problemów, powoduje 80 procent problemów, skutków. Po analizie i sporządzeniu diagramu mamy jasno określone najpoważniejsze przyczyny problemów projektu. Pozwala to na zajęcie się problemami najpoważniejszymi najpierw, nie tracąc czasu i energii na problemy mało istotne.
- Burza mózgów – jedna z najprostszych, najszybszych i najbardziej popularnych metod. Pozwala szybko dojść do kreatywnego rozwiązania dzięki grupowej pracy poszukiwania problemów. Może służyć szerokiemu zastosowaniu poszukiwania rozwiązań problemów podczas prac projektowych.
- Cykl jakości Shewharta – stanowi procedurę, której ciągłe wykonywanie prowadzi do stałego doskonalenia. Składa się z czterech kroków: planowanie (plan), wykonanie (do), ocena wyniku (check), zastosowanie (act). Występuje także pod nazwą koła Deminga. Jej powtarzalne zastosowanie przynosi znaczne rezultaty w poprawie funkcjonowania procesów prac projektowych.
- Wykres przebiegu pracy – narzędzie służące do kontrolowania prac projektu. Najczęściej wykorzystywane do nadzorowania terminów wykonywanych prac w projekcie zmierzających do osiągnięcia kamieni milowych w planowanym czasie.
- Schematy blokowe – pozwala na identyfikacje planu, ścieżki wybranego procesu z realizowanego projektu. Rozrysowany schemat blokowy przedstawia kolejność działań w procesie oraz zależności między nimi występujące. Dzięki niemu możemy odnaleźć luki w procesie, które stanowią problemy. Dzięki graficznemu przedstawieniu procesu łatwiej jest znaleźć skuteczne wyjście z sytuacji. Schemat blokowy pomaga także przy podejmowaniu decyzji, jaki powinien być przebieg procesu od początku realizacji, do jego zakończenia. Pomaga wykryć, czy proces przebiega w logicznej kolejności.
- Zasady Deminga – kierowanie się wszystkimi zasadami Deminga podczas realizacji każdego typu projektu jest z pewnością znaczną pomocą. Powinien to być elementarny zbiór zasad pracy każdego kierownika projektu, jak i menadżerów, prezesów oraz wszystkich zaangażowanych w jego realizacje.
Normy ISO i ich powiązanie z projektami
Zarządzanie projektami było już niejednokrotnie poruszane w normach ISO. Jakość w projekcie poruszana była przez takie normy jak ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004, ISO 10006. Ostatnia z nich, ISO 10006 była w całości poświęcona zagadnieniu jakości w projektach. Jednak ze względu na niską popularność tej normy, w 2012 roku została wydana nowa norma – ISO 21500. Została wydana jako światowy standard zarządzania projektami, opierając się znacznie na PMBOK Guide. Wyróżnione są te same grupy procesów jak w przypadku PMBOK Guide. Różnią się jedynie nazwą. ISO przyjmuje nazwę obszarów wiedzy (knowlegde areas). Nieco mniej, bowiem 39 a nie 47 jest procesów zarządzania projektami. Różnice są jednak nieznaczne i polegają głównie na nazewnictwie.
Celem normy jest ujednolicenie standardów zarządzania projektami na arenie międzynarodowej. Standard ten jest zbudowany w sposób, aby mógł być stosowany do każdego typu projektu, realizowanego przez każdy typ organizacji. ISO 21500 zakłada, że w obecnych czasach dynamicznego rozwoju, dobra komunikacja jest niezbędna do zrozumienia się ze wszystkimi interesariuszami na arenie międzynarodowej oraz z całym środowiskiem projektowym. Co więcej, standard ten opisuje, jak ISO 21500 powinno być zastosowane w praktyce.
Rys .2: Grupy procesów w zarządzaniu projektami zgodnie z ISO 21500
Źródło: ISO 21500 Guidance on project management- A Pocket Guide
ISO 21500 definiuje zarządzanie projektami jako aplikację narzędzi, metod, technik i kompetencji do realizacji projektu. Zarządzanie projektami zawiera integrację różnych faz cyklu życia projektu oraz przebiega wzdłuż procesów. Grupa procesów w zarządzaniu projektami zgodnie z ISO 21500 to: inicjacja, planowanie, wdrożenie, kontrola, zamykanie (rys. 2). Grupa procesów bazuje na kole Deminga (rys. 3).
Rys. 3: Koło Deminga
Źródło: ISO 21500 Guidance on project management- A Pocket Guide
W obecnym środowisku, wg ISO 21500, projekty powinny być realizowane, aby dostarczać obiecaną wartość opartą na realistycznych wymaganiach ustalonych dzięki definicji projektu, planowaniu i estymacji, szybkim dostarczeniu do klienta, mniejszej ilości „niespodzianek” podczas wykonywania projektu, wykorzystaniu proaktywnych procesów zarządzania projektami oraz zwiększeniu zadowolenia klientów poprzez dostarczanie produktów (serwisów) bez wad.
Projekt wg ISO 21500 to unikalny zestaw procesów składających się ze skoordynowanych i kontrolowanych czynności z ustalonym początkiem i końcem, podejmowane aby osiągnąć zamierzony cel. Osiągnięcie celu projektu wymaga rezultatów potwierdzających specyficzne wymagania, łącznie z wieloma ograniczeniami jak czas, koszty i zasoby.
Jak możemy przeczytać w ISO 21500: Guidance on project management, przewodnik ten nie jest nowym standardem zarządzania projektami, a jedynie zbiorem najlepszych standardów jako jednej całości.
Podsumowanie
Wyżej wymienione narzędzia, które mogą być pomocne w zarządzaniu projektami to nie wszystkie, na jakie możemy liczyć. Wymienione powyżej narzędzia, to najbardziej popularne i pomocne, przy szeroko rozumianej pracy projektowej z zachowaniem norm jakości. Stosując powyższe narzędzia i wymagania normy ISO 21500 możemy być spokojni o jakość naszej pracy i sukces naszego projektu.
Bibliogarfia:
- Blikle A. J., Doktryna Jakości. Rzecz o skutecznym zarządzaniu, Helion, Gliwice 2014
- Kisielnicki J., Zarządzanie projektami. Ludzie, procedury, wyniki, Wolters Kluwer, Warszawa 2011
- Kolman , Różne odmiany jakości i ich praktyczne zastosowanie, Placet, Warszawa, 2013
- Łunarski J., Zarządzanie jakością. Standardy i zasady, WNT, Warszawa 2012
- Nowak E., Controlling w działalności przedsiębiorstwa, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2011
- Wysocki R. K., Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice 2013
- Zandhuis, A., Stellingwerf R., ISO 21500 Guidance on project management- A Pocket Guide, Van Haren Publishing 2013
Netografia:
- Gasik S., Comparison of ISO 21500 and PMBOK® Guide [http://www.sybena.pl/dokumenty/ISO-21500-and-PMBoK-Guide.pdf]
