Po podjęciu decyzji o wdrożeniu systemu zarządzania jakością szkolenia będą nieodłącznym elementem życia organizacji. Na tym początkowym etapie można wyodrębnić trzy grupy szkoleń:

  • szkolenia o charakterze ogólnym,
  • szkolenia ze szczegółowych wymagań normy i sposobów na ich spełnianie,
  • szkolenia ze stosowania się do ustanowionego systemu jakości, czyli jak działać w zgodzie z wymaganiami normy i stworzonym systemem jakości.

Warto, aby szkolenia o charakterze ogólnym dotyczyły całej organizacji. Wydawać by się mogło, że wystarczy przeszkolić tylko kierownictwo. Jednak informowanie całej załogi o planach i działaniach organizacji nie tylko buduje atmosferę pracy i wzajemnego zaufania, lecz jest także motywatorem. Każdy pracownik będzie mógł już na tym etapie poczuć się częścią nadchodzących zmian na lepsze.

[ok]O czym będzie mowa na szkoleniach o charakterze ogólnym? O celach wdrożenia systemu jakości i korzyściach z tego płynących. Dla równowagi pewnie przyda się słowo o trudnościach, jakie pojawiają się przy wdrożeniu i utrzymaniu systemu. Także o potrzebie zmiany podejścia do klientów i procesów, o podejściu procesowym ogółem. Na tym etapie tematy szkoleń będą różnicowanie pod kątem grup zawodowych. Zarząd firmy pozna przede wszystkim szanse i zagrożenia wynikające z wdrożenia systemu jakości, kierownicy średniego i niższego szczebla usłyszą raczej o metodach motywowania pracowników do dbania o jakość, a szeregowi pracownicy dowiedzą się, jak ważne jest działanie zgodnie z obowiązującym systemem jakości. To oczywiście przykład podziału treści, która będzie dostosowana do każdej organizacji oddzielnie.[/ok]

Po wstępie przychodzi czas na zapoznanie organizacji ze szczegółowymi wymaganiami normy oraz sposobami na ich spełnienie. W jaki sposób podzielić pracowników na grupy? Na jakie tematy zorganizować szkolenia?

Jedną z metod jest podział tematyczny szkoleń na poszczególne rozdziały normy ISO 9001. Chodzi o następujące zagadnienia: system zarządzania jakością (wymagania ogólne i odnośnie do dokumentacji), odpowiedzialność kierownictwa, zarządzanie zasobami, realizacja wyrobu oraz pomiary, analiza i doskonalenie.

[example]Każdy z rozdziałów zawiera podrozdziały. Na przykładzie rozdziału 7. Normy ISO 9001 i jego pierwszych podrozdziałów niżej przedstawiono sposób zorganizowania grup szkoleniowych.

Realizacja wyrobu

7.1 Planowanie realizacji wyrobu – szkolenie dla pracowników związanych z procesami: planowanie, sprzedaż, produkcja.

7.2 Procesy związane z klientem – szkolenie dla pracowników związanych z procesami: sprzedaż, planowanie, projektowanie.

7.3 Projektowanie i rozwój – szkolenie dla pracowników związanych z procesami: projektowanie, sprzedaż.

7.4 Zakupy – szkolenie dla pracowników związanych z procesami: zaopatrzenie, zapewnienie jakości.

Ważne jest, aby od początku pełnomocnik lub prowadzący wdrożenie zaznaczył, które zapisy muszą być wprowadzone, a które procedury należy spisać.
[/example]

Trzecia seria szkoleń następuje po wdrożeniu dokumentacji systemowej, ale jeszcze przed audytami. Dotyczy ona utrwalenia postępowania zgodnie z ustanowionym systemem jakości, a także wyjaśnienia powstałych wątpliwości. To jest dobry moment na walidację przyjętych rozwiązań.

Jednym z wymagań normy ISO 9001 jest także przeprowadzanie audytów wewnętrznych. Tutaj również przyda się szkolenie. Obecnie na rynku dostępna jest szeroka oferta szkoleń na audytorów wewnętrznych systemów jakości zgodnych z różnymi normami, głównie ISO 9001 oraz 14001. Dobrze przećwiczona umiejętność audytowania skutkuje później dużym wpływem audytów wewnętrznych na doskonalenie systemu jakości.

Na tym jednak szkolenia w organizacji się nie kończą. Zgodnie z punktem 6. Normy ISO 9001 organizacja powinna:
[quotebox]
a) określić niezbędne kompetencje personelu wykonującego prace mające wpływ na zgodność z wymaganiami dotyczącymi wyrobu,

b) tam, gdzie ma zastosowanie, zapewnić szkolenie lub podjąć inne działania w celu osiągnięcia niezbędnych kompetencji,

c) ocenić skuteczność podjętych działań,

d) zapewnić, aby personel organizacji był świadomy istoty i ważności swoich działań i tego, jak przyczynia się do osiągania celów dotyczących jakości,

e) utrzymywać odpowiednie zapisy dotyczące wykształcenia, szkolenia, umiejętności i doświadczenia (patrz 4.2.4).
[/quotebox]

Zatem szkolenia jako forma zapewnienia zasobów są nieodłącznym elementem działalności organizacji.