Jednym z większych wyzwań przy tworzeniu Systemu Zarządzania Jakością, zaraz po podjęciu decyzji o jego wdrożeniu, jest stworzenie dokumentacji systemowej. [info]Na rynku dostępne są materiały oferujące gotowe wzory dokumentacji, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. [/info] Czy warto z nich skorzystać? Jakie są ich zalety, a jakie wady?

Na początek przedstawię wady stosowania wzorów dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością. Po pierwsze, zaprzecza to nieco samej koncepcji norm serii ISO 9000. [info]Dokumentacja powinna być niemalże „skrojona na miarę”, jak najbardziej dopasowana do profilu działalności firmy. A przecież dostępne na rynku wzory nie są dzielone na rodzaje działalności?[/info] Może z wyjątkiem oddzielenia dokumentacji HACCP – jest to jedyny element różnicujący dostępne wzory dokumentacji. W środowisku jakościowców przyznanie się do korzystania ze wzorów dokumentacji odbierane jest raczej w sposób negatywny. Świadczy to o nieprawidłowym podejściu do norm ISO, wręcz o bezcelowym na dłuższą metę działaniu, staraniu się o certyfikat sam w sobie. Taki sposób rozumowania w ekstremalnych przypadkach może prowadzić do wytworzenia wizerunku organizacji nierzetelnej, wdrażającej System Zarządzania Jakością jedynie dla własnych niejasnych celów, a nie dla dobra klienta, co powinno być zasadniczym celem wdrożenia.

Zastosowanie wzorów dokumentacji ma także swoje zalety. Na pewno taką dokumentację otrzymamy szybciej i taniej, niż gdyby tworzyć ją od nowa, po wnikliwej analizie każdego punktu normy. Wzory dokumentacji najczęściej zawierają zestaw najważniejszych dokumentów standardowego Systemu Zarządzania Jakością, co może wspomóc początkującego jakościowca w spełnieniu wszystkich formalnych wymagań normy. Wzory są także najczęściej sprawdzone w praktyce, układ graficzny jest przyjazny, treści jest dokładnie tyle, co trzeba – nie ma nic zbędnego.

Co zatem zrobić z dokumentacją systemową, jak ją najlepiej stworzyć? [ok]Moim zdaniem można wspomagać się dostępnymi zasobami w sposób pośredni, mianowicie zaglądać do wzorów, ale nie sugerować się nimi do końca. Na podstawie wzoru dokumentu można zidentyfikować jego cel i zastosowanie.[/ok] Z zapisów normy jesteśmy w stanie określić wymagania, a ze znajomości procesów swojej organizacji dostępne do monitorowania parametry.
Jeśli już zdecydujesz się, Drogi Czytelniku, na korzystanie z dostępnych wzorów dokumentacji, powinieneś pamiętać o kilku ważnych elementach:

  • stosowanie gotowej dokumentacji to ryzyko i odpowiedzialność, które jako użytkownik bierzesz na siebie;
  • skutek użycia szablonowej dokumentacji zależy zarówno od jakości samych szablonów, jak i od osoby, która ich używa;
  • przy wyborze zbioru szablonów warto zwrócić uwagę, czy posiadają komentarze pomagające dopasować je do profilu działalności organizacji;
  • szablon należy dopasować do możliwości swojej organizacji, a nie stosować przerysowanych zapisów głównie dlatego, że robią wrażenie;
  • należy koniecznie zwracać uwagę na nazwy stanowisk w dokumentacji, żeby zawsze zgadzały się ze schematem organizacyjnym;
  • należy pamiętać, że przy audycie naprawdę łatwo jest zweryfikować, czy procesy opisane w dokumentacji odpowiadają rzeczywistości;
  • co najważniejsze – do tych dokumentów nie można po prostu wpisać nazwy swojej firmy.

A jeśli wyczerpią się dostępne wzory dokumentów i wnioski po analizie normy, można także zapytać bardziej doświadczonych jakościowców, którzy rzadko kiedy, z racji swej roli w organizacji, odmawiają pomocy w zakresie kształtowania świadomości jakości.