Pages Menu
RssFacebook
Categories Menu

Posted by on 2.09.2013 | 0 comments

Przezwyciężanie złych nawyków, czyli jak zwiększyć efektywność pracy w biurach

Przezwyciężanie złych nawyków, czyli jak zwiększyć efektywność pracy w biurach

W dzisiejszych czasach, w dobie pogłębiającego się kryzysu, wiele mówi się o efektywności i oszczędnościach. O ile konkretne działania dotyczące sfery produkcyjnej stają się faktem, o tyle wydaje się, że sfera administracji (w tym administracji i służb pomocniczych firm produkcyjnych) pozostaje nietknięta.

Tymczasem okazuje się, że mniej niż 10 proc. czasu w pracy to faktyczny moment tworzenia tego, czego oczekuje klient. Reszta (czyli ponad 90 proc.!) to czynności pomocnicze, z których wiele należałoby zredukować bądź czynności całkowicie zbędne i do natychmiastowego wyeliminowania. Za przykład niech posłuży fakt, że czas tracony na poszukiwania odpowiednich informacji i pomocy to aż 13 proc. całkowitego czasu spędzonego w biurze! Czy za to jesteśmy opłaceni? A może i tutaj, w sferze obsługi administracyjnej, warto pokusić się o działania antykryzysowe?

W świetle przytoczonych powyżej danych odpowiedź jest oczywista – pracom biurowym i administracyjnym można, a nawet trzeba przyglądać się pod kątem ich optymalizacji oraz eliminacji strat i marnotrawstwa. Dlatego od lat z sukcesem w praktyce zarządzania wiele firm zagościło KAIZEN®. Podstawowa struktura, na której opiera się metodologia wdrażania narzędzi KAIZEN, to KAIZEN Management System (KMS) – rys. 1. Jest to oryginalne podejście stworzone przez KAIZEN Institute (zostało ono wyróżnione Medalem Europejskim, nadanym w 2007 r. przez Business Center Club i Urząd Komitetu Integracji Europejskiej). Dzięki wdrażaniu poszczególnych elementów KMS organizacja ma szansę stać się wiodącą w skali światowej. Narzędzia KAIZEN umożliwiają diagnozę stanu obecnego, stworzenie mapy rozwoju i osiąganie założonych celów.

Schemat Kaizen Management System

Rys. 1 Miejsce Total Change Management w strukturze KAIZEN Management System

Wszelkie działania KAIZEN, również te w obszarze administracji, usług, procesów wirtualnych, opierają się na tych samych fundamentach znanych doskonale z produkcji, czyli na świadomość strat i marnotrawstwa, standaryzacji, wizualizacji i systemie 5S. Działania 5S (z wykorzystaniem trzech pozostałych narzędzi) znakomicie służą przezwyciężaniu paradygmatów i naszych dotychczasowych (bardzo często złych) nawyków, od których „praca biurowa” z pewnością nie jest wolna.

Po całodziennej akcji wywozi się z biura tony makulatury, duże ilości śmieci, a zapełnione dotychczas szafy świecą pustakami. Nagle okazuje się, że za małe zwykle biurka są bardzo przestronne, a planowany zakup dodatkowej szafy czy segregatorów nie jest już konieczny, Kampania 5S nie wymaga inwestycji, wręcz przeciwnie – w większości przypadków odkrywamy zapasy, które mogą nam służyć jeszcze przez długi czas, redukując bieżące zakupy.

Stworzenie powyższych fundamentów, a co za tym idzie zmiany mentalne, to dopiero pierwszy stopień na drodze do osiągnięcia lepszej efektywności w administracji i bycia najlepszym w branży. KAIZEN Institute stworzył model ułatwiający podążanie tą drogą, w którym zaproponował tych stopni sześć (rys. 2).

Sześciostopniowy model efektywnego zarządzania procesami administracyjnymi

Post a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Facebook

Get the Facebook Likebox Slider Pro for WordPress

Pin It on Pinterest

Share This
Więcej w Czytelnia
SMED, OEE
Obciążenie maszyn

Czy zdajesz sobie sprawę jak wiele czas traci się na przezbrojenie maszyn, awarie, konserwację itp.? Każda minuta pracy maszyny to zysk przedsiębiorstwa. Każda minuta przestoju to strata. O stopniu wykorzystania parku maszynowego mówi nam wskaźnik OEE, czyli Overall Equipment Effectiveness.

Zamknij