W dzisiejszych czasach, w dobie pogłębiającego się kryzysu, wiele mówi się o efektywności i oszczędnościach. O ile konkretne działania dotyczące sfery produkcyjnej stają się faktem, o tyle wydaje się, że sfera administracji (w tym administracji i służb pomocniczych firm produkcyjnych) pozostaje nietknięta.
Tymczasem okazuje się, że mniej niż 10 proc. czasu w pracy to faktyczny moment tworzenia tego, czego oczekuje klient. Reszta (czyli ponad 90 proc.!) to czynności pomocnicze, z których wiele należałoby zredukować bądź czynności całkowicie zbędne i do natychmiastowego wyeliminowania. Za przykład niech posłuży fakt, że czas tracony na poszukiwania odpowiednich informacji i pomocy to aż 13 proc. całkowitego czasu spędzonego w biurze! Czy za to jesteśmy opłaceni? A może i tutaj, w sferze obsługi administracyjnej, warto pokusić się o działania antykryzysowe?
W świetle przytoczonych powyżej danych odpowiedź jest oczywista – pracom biurowym i administracyjnym można, a nawet trzeba przyglądać się pod kątem ich optymalizacji oraz eliminacji strat i marnotrawstwa. Dlatego od lat z sukcesem w praktyce zarządzania wiele firm zagościło KAIZEN®. Podstawowa struktura, na której opiera się metodologia wdrażania narzędzi KAIZEN, to KAIZEN Management System (KMS) – rys. 1. Jest to oryginalne podejście stworzone przez KAIZEN Institute (zostało ono wyróżnione Medalem Europejskim, nadanym w 2007 r. przez Business Center Club i Urząd Komitetu Integracji Europejskiej). Dzięki wdrażaniu poszczególnych elementów KMS organizacja ma szansę stać się wiodącą w skali światowej. Narzędzia KAIZEN umożliwiają diagnozę stanu obecnego, stworzenie mapy rozwoju i osiąganie założonych celów.
Rys. 1 Miejsce Total Change Management w strukturze KAIZEN Management System
Wszelkie działania KAIZEN, również te w obszarze administracji, usług, procesów wirtualnych, opierają się na tych samych fundamentach znanych doskonale z produkcji, czyli na świadomość strat i marnotrawstwa, standaryzacji, wizualizacji i systemie 5S. Działania 5S (z wykorzystaniem trzech pozostałych narzędzi) znakomicie służą przezwyciężaniu paradygmatów i naszych dotychczasowych (bardzo często złych) nawyków, od których „praca biurowa” z pewnością nie jest wolna.
Po całodziennej akcji wywozi się z biura tony makulatury, duże ilości śmieci, a zapełnione dotychczas szafy świecą pustakami. Nagle okazuje się, że za małe zwykle biurka są bardzo przestronne, a planowany zakup dodatkowej szafy czy segregatorów nie jest już konieczny, Kampania 5S nie wymaga inwestycji, wręcz przeciwnie – w większości przypadków odkrywamy zapasy, które mogą nam służyć jeszcze przez długi czas, redukując bieżące zakupy.
Stworzenie powyższych fundamentów, a co za tym idzie zmiany mentalne, to dopiero pierwszy stopień na drodze do osiągnięcia lepszej efektywności w administracji i bycia najlepszym w branży. KAIZEN Institute stworzył model ułatwiający podążanie tą drogą, w którym zaproponował tych stopni sześć (rys. 2).
