Grupa Paradyż jest polskim producentem płytek ceramicznych, który produkuje płytki i dekoracje ceramiczne. Od czerwca 2005 r. w Grupie Paradyż funkcjonuje zintegrowany system zarządzania jakością, zarządzania środowiskowego oraz zarządzania bhp. Z początkiem 2007 r. w ramach doskonalenia organizacji rozpoczęto wdrażanie praktyk 5S.

W artykule przedstawiono praktyczne aspekty wdrażania trzech kolejnych kroków praktyk 5S w zakładzie Ceramika Paradyż - Opoczno produkującym mozaiki, dekoracje oraz płytki małych formatów.

O praktykach 5S

Praktyki 5S to skrót pochodzący od pięciu słów japońskich: SERI - SEITON - SEISO - SEIKETSU - SHITSUKE [1÷2]. Do nich przystosowano odpowiednie słowa w języku polskim, również rozpoczynające się na literę S, tzn: SELEKCJA - SYSTEMATYKA- SPRZĄTANIE - SCHLUDNOŚĆ - SAMODYSCYPLINA.

Ogólna wymowa tych słów to:

DBAŁOŚĆ O PORZĄDEK I SKRZĘTNE GOSPODAROWANIE
w każdym czasie i miejscu, u siebie i wokół siebie

Interpretacja 5S brzmi następująco:

SELEKCJA - posortowanie i wyselekcjonowanie rzeczy niepotrzebnych i nieużywanych, pozbycie się ich z danego miejsca lub wyrzucenie.

SYSTEMATYKA - poukładanie rzeczy potrzebnych w systematyczny i uporządkowany sposób; im rzeczy są częściej używane, tym łatwiej powinny się znaleźć w zasięgu ręki lub być umieszczone w widocznym i dostępnym miejscu.

SPRZĄTANIE - dokładne wyczyszczenie, odkurzenie, wysprzątanie, odnowienie (wymalowanie) i uporządkowanie miejsca pracy i jego otoczenia.

SCHLUDNOŚĆ - ciągłe utrzymywanie w porządku, czystości i schludności miejsca pracy, miejsca pobytu, jego otoczenia i oczywiście samego siebie.

SAMODSYCYPLINA - stosowanie i utrzymywanie dyscypliny postępowania i działania, szczególnie wobec siebie oraz także w stosunku do współpracowników; zachęcanie ich do wspólnego udziału w utrzymywaniu 5S, uczenie i szkolenie - stosowanie własnego przykładu, dbanie o środowisko oraz bezpieczne warunki pracy.

Jeśli myślimy o dobrym wizerunku i reputacji firmy, nie można realizować pojedynczego S oddzielnie i w oderwaniu od innych S lub działań. Ma to ogromne znaczenie w gospodarce rynkowej, gdzie konkurencyjność stanowi o powodzeniu przedsiębiorstwa lub społecznej akceptacji instytucji lub organizacji. Dlatego też stosuje się pojęcie praktyk 5S wskazując na konieczność ich stosowania w sposób zbiorczy, pełny i skuteczny [1].

Wdrażanie praktyk 5S w praktyce

Wdrażanie praktyk 5S przeprowadzono przy udziale firmy zewnętrznej. Powołano zespół wdrażający w skład którego wchodzi dyrektor zakładu, przedstawiciele kadry kierowniczej oraz specjaliści. Wdrażanie programu 5S obejmowało kilka etapów: szkolenie dla kadry kierowniczej z zakresu zasad 5S, opracowanie lay-out'u (wydzielenie obszarów) zakładu wraz z wyborem liderów poszczególnych obszarów, szkolenia dla liderów obszarów z zasad 5S, przeprowadzenie lekcji instruktażowych.

Każdy krok praktyk 5S funkcjonuje według następującego schematu: szkolenie, lekcja tematyczna, prowadzenie działań przewidzianych w danym kroku, audit certyfikujący dany krok, rozpoczęcie wdrażania kolejnego kroku, patrole poprzedniego kroku, konsultacje, działania doskonalące.

Ze względu na specyfikę produkcji wyrobu w wybranym zakładzie, gdzie występuje największe rozdrobnienie produkowanych wyrobów oraz występuje największa ilość zatrudnionych pracowników - w zakładzie tym wydzielono największą ilość obszarów w porównaniu z innymi zakładami Grupy Paradyż tj. 38 obszarów. Dlatego też wdrażanie programu 5S w tym zakładzie wiąże się z dużym wyzwaniem dla zespołu wdrożeniowego.

I KROK - selekcja

Celem pierwszego kroku programu 5S było jasne i zdecydowane rozróżnienie przedmiotów, które są potrzebne od przedmiotów, które nie są potrzebne i wyeliminowanie tych zbędnych, które nie są potrzebne. Przeprowadzono lekcję tematyczną w tym zakresie. Kierowano się przy tym zasadami: zostaje tylko to, co jest potrzebne, tylko tyle ile potrzeba, tylko wtedy, kiedy potrzeba oraz zasadą:

JEŚLI MASZ WĄTPLIWOŚĆ - WYRZUĆ!

Narzędziem wykorzystanym w I kroku programu 5S były „czerwone kartki" (rys.1).

Rys. 1. „Czerwona karta" - narzędzie stosowane w pierwszym kroku programu 5S

Za pomocą czerwonych kartek pracownicy poszczególnych obszarów oznaczali miejsca, w których zaistniał problem dotyczący właściwego porządku na stanowisku pracy lub też wymagający interwencji innych działów lub decyzji przełożonych (fot. 1÷4). Dla każdej z czerwonych kartek został stworzony przez liderów obszarów harmonogram dalszych działań, w przypadku gdy wskazane przedmioty, maszyny czy urządzenia nie mogły zostać od razu usunięte. W harmonogramie określono termin usunięcia oraz osobę odpowiedzialną. Jednocześnie podczas akcji czerwonych kartek jak i w późniejszym okresie opracowano listę problemów na poszczególnych obszarach zakładu, które rozpisano na karty działań korygujących i rozdysponowano osobom odpowiedzialnym za ich realizację.

Fot. 1÷4. Przykłady wykorzystania czerwonej kartki w różnych obszarach zakładu

Liderzy i pracownicy poszczególnych obszarów wywiązali się z założeń narzuconych pierwszym krokiem programu 5S. Wdrożenie I kroku zakończono auditem certyfikującym przeprowadzonym wspólnie z firmą konsultingową. Warunkiem uzyskania certyfikacji przez obszar było uzyskanie, co najmniej 85 z 100 możliwych punktów. Certyfikację pierwszego kroku uzyskały wszystkie obszary zakładu.

Po zakończeniu I kroku opracowano również harmonogram patroli i formularz patrolu. Dokumenty te umieszczono jako formularze do procedury zintegrowanych systemów zarządzania - Wewnętrzne audity.

II KROK - systematyka

Celem II kroku programu 5S było określenie sposobu i odpowiedniego miejsca składowania  wszystkiego tego, co potrzebne jest w danej jednostce (narzędzia, środki transportu, materiały, surowce, półprodukty) oraz na wprowadzeniu przyjętych standardów oznaczeń. Ponadto zaprojektowano i wykonano tablice cieni dla kącików czystości oraz tablice cieni dla szafek narzędziowych. Usystematyzowano również gospodarowanie odpadami po przez wprowadzenie przyjętego oznakowania pionowego a także znakowanie kolorami.

Oznakowanie poziome i pionowe umieszczono w postaci załączników do procedury zintegrowanego systemu zarządzania - Identyfikacja i identyfikowalność materiałów i wyrobów. Standardy oznaczeń poziomych przedstawiono na fot. 5÷8, natomiast oznaczeń pionowych na fot. 9÷10.

Fot. 5÷8. Standardy oznakowania poziomego

Fot. 9÷10. Standardy oznakowania pionowego

Na fot. 11 pokazano standardy oznakowania odpadów segregowanych w workach: niebieski - zużyte czyściwo, czerwony - tworzywa sztuczne, zielony - szkło, czarny - odpady komunalne, natomiast na fot. 12 pokazano standardy oznakowania odpadów segregowanych w pojemnikach: na czyściwo czyste, czyściwo zużyte, tworzywa sztuczne, złom stalowy.

Fot. 11÷12. Standardy oznakowania odpadów

Na fot. 13÷14 pokazano tablice cieni dla kącików czystości oraz tablice cieni dla szafek narzędziowych.

Fot. 13÷14. Tablice cieni: kącik czystości, szafa narzędziowa

III KROK - sprzątanie

Celem wdrożenia III kroku programu 5S - Sprzątanie było:

• Włączenie czyszczenia do normalnej działalności produkcyjnej.
• Ustalenie: gdzie czyścić, kto czyści, jak czyścić, przy pomocy jakich narzędzi.
• Radykalna zmiana zachowań.

Każde sprzątanie jest jednocześnie  PRZEGLĄDEM!!!

Opracowano i wdrożono harmonogramy sprzątań na poszczególnych obszarach zakładu, które określają podstawowe zasady III kroku tj. kto czyści, gdzie czyści i jak czyści. Dodatkowo stworzono zestawienia źródeł zanieczyszczeń oraz listy czynności, które należy wykonać w ramach tego kroku. Pokazano przy pomocy fotografii stan nieprawidłowy w danym obszarze (anomalia) oraz stan prawidłowy  (pożądany).

Podsumowanie

Wdrożenie I kroku programu 5S pozwoliło na uporządkowanie stanowisk pracy i całych działów: usunięto przedmioty i materiały zbędne lub niepotrzebne. Podjęto działania porządkujące gospodarkę narzędziową - wymiana zużytych narzędzi, likwidacja starych. Zastosowano szereg rozwiązań zgodnych z metodyką i filozofią KAIZEN (wizualizacja zawartości regałów, oznaczenie segregatorów w dziale technicznym).

Wdrożenie II kroku praktyk 5S doprowadziło do ustandaryzowania opisów miejsc składowania materiałów, półproduktów oraz wszelkich narzędzi i urządzeń. Zastosowano tablice cieni porządkujące sposób przechowywania i dostępności tych narzędzi, a także pozwalające kontrolować stan tych narzędzi. Wykonane ciągi komunikacyjne poprawiły bezpieczeństwo pracy w zakresie poruszania się środków transportu na terenie zakładu jak również pieszych. Przeprowadzono serie patroli, które pozwoliły na utrzymanie stanu uzyskanego po wdrożeniu pierwszego kroku programu 5S.

Działania prowadzone w trzecim kroku praktyk 5S jasno określiły jak  mają wyglądać stanowiska pracy i jak utrzymywać ich właściwy stan. Jednocześnie podejmowane są prace związane z wdrażaniem IV kroku praktyk, czyli standaryzacja zasad i zachowań, specyfikacja przyczyn bałaganu i braku czystości oraz zarządzanie wzrokowe.

W ramach programu 5S opracowano system wniosków doskonalących. Pracownik na formularzu propozycji ulepszeń przedstawia propozycje usprawnienia, konkretne rozwiązanie, które jest rozpatrywane przez odpowiednią komisję. Po zatwierdzeniu do realizacji zgłoszonej propozycji ulepszeń pracownik otrzymuje odpowiednią nagrodę zgodnie z obowiązującym w tym zakresie regulaminem nagradzania.

Należy podkreślić, że wdrażanie praktyk 5S nie jest zadaniem łatwym i wymaga od zespołu wdrożeniowego oraz liderów obszarów ogromnej pracy i zaangażowania. Przełamywanie stereotypów, nawyków pracowników i budowanie nowej mentalności jest trudne. Wdrażając w danej chwili konkretny krok praktyk 5S należy systematycznie przy pomocy patroli „odnawiać" działania jakie prowadzono w pierwszych krokach.

Wdrażanie praktyk 5S jest tendencją coraz powszechniejszą. Działania związane z tą filozofią organizacji i poprawy pracy ludzi oraz maszyn pozwalają na ciągłe doskonalenie organizacji. Nie jest to zadanie łatwe. Wymaga dużego wysiłku, lecz korzyści stają się bardzo wymierne, a firma może stać się wzorem do naśladowania przez inne organizacje.

Literatura

[1] Pawlak W. R., Praktyki 5S w przedsiębiorstwach i instytucjach, czyli dbałość o porządek i skrzętne gospodarowanie, Wydawnictwo Informacji Zawodowej Weka Sp. z o.o., Warszawa 2000 r.
[2] Gwiazda P., Praktyki „5S" - pierwsze kroki na drodze do sukcesu, ABC Jakości. Akredytacja. Certyfikacja. Quality Review, Nr 3 (31) 2002 r.

Autorami artykułu są pracownicy Ceramiki Paradyż: mgr inż. Bogumił Predoń, Lucyna Badura, Marcin Sobczyk, Michał Nowacki
Opublikowano:
Konferencja Naukowa „Zarządzanie jakością - 20 lat systemu ISO 9000" na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie, B. Predoń, L. Badura, M. Sobczyk, M. Nowacki, Praktyczne aspekty wdrażania praktyk 5S w przemyśle produkcji płytek ceramicznych, Kraków 2008 r.