Kontekst organizacji w ISO 9001, jest jednym z filarów systemu tego systemu zarządzania.. Jak rozumieć ten tajemniczy kontekst? To po prostu sprytne określenie na wszystkie czynniki, które wpływają na Twoją firmę, zarówno z wewnątrz, jak i z zewnątrz. Gdy go zrozumiesz, to łatwiej będzie Ci podejmować trafne decyzje. Rozłóżmy sobie ten temat na czynniki pierwsze.
Zrozumienie organizacji i jej kontekstu
Pierwszym krokiem jest dokładne zrozumienie organizacji oraz otoczenia, w którym funkcjonuje. Organizacja powinna zidentyfikować zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne czynniki, które mogą wpływać na jej zdolność do osiągania zamierzonych wyników. Wewnętrzne czynniki to wszystko, co znajduje się w obrębie samej organizacji, takie jak kultura organizacyjna, struktura zarządzania, dostępność zasobów czy procesy wewnętrzne. Zewnętrzne czynniki obejmują otoczenie ekonomiczne, społeczne, technologiczne oraz prawne, w którym działa organizacja.
Przykład
Wyobraźmy sobie firmę produkującą sprzęt elektroniczny. Wewnętrznymi czynnikami będą jej pracownicy, technologie produkcji oraz procedury kontrolne. Zewnętrzne czynniki to natomiast zmiany w prawie dotyczącym elektroniki, nowe technologie na rynku czy sytuacja ekonomiczna kraju.
Chcesz przekonać szefa, że warto wdrożyć ISO 9001?
Chcesz dać swojemu biznesowi prawdziwego kopa?
Jesteś w dobrym miejscu!
Zdobądź DARMOWEGO ebooka
„Czy ISO 9001:2015 daje przewagę w biznesie?”.
Co w nim znajdziesz?
✔️ Przejrzyste wyjaśnienia: Zrozumiesz, na czym polega ISO 9001:2015 – bez żargonu i skomplikowanych terminów.
✔️ Konkretne korzyści: Dowiesz się, jak ta norma może zwiększyć efektywność i poprawić jakość usług w Twojej firmie.
✔️ Praktyczne porady: Otrzymasz sprawdzone wskazówki, jak wdrożyć ISO 9001:2015, aby naprawdę działało na korzyść Twojego biznesu.
Zrozumienie potrzeb i oczekiwań zainteresowanych stron
Kolejnym krokiem jest zrozumienie, kto jest zainteresowaną stroną w kontekście działalności organizacji i jakie są ich potrzeby oraz oczekiwania. Zainteresowane strony to wszyscy, którzy mogą wpływać na organizację lub być pod jej wpływem. Mogą to być klienci, pracownicy, dostawcy, społeczności lokalne, a także władze regulacyjne.
Przykład
W przypadku naszej firmy elektronicznej, kluczowymi zainteresowanymi stronami będą klienci oczekujący wysokiej jakości produktów, dostawcy komponentów, pracownicy dbający o jakość produkcji, oraz instytucje nadzorujące zgodność produktów z normami bezpieczeństwa.
Określenie zakresu systemu zarządzania jakością
Norma ISO 9001 wymaga, aby organizacja określiła zakres swojego systemu zarządzania jakością. Zakres ten powinien uwzględniać kontekst organizacji oraz potrzeby zainteresowanych stron. Musi być jasno określony i udokumentowany, aby każdy w organizacji wiedział, jakie są granice działania SZJ.
Przykład
Nasza firma musi określić, które procesy produkcyjne, obszary działalności oraz jednostki organizacyjne będą objęte systemem zarządzania jakością. Może to obejmować wszystkie etapy produkcji, od projektowania po serwis posprzedażowy, a także zaopatrzenie i obsługę klienta.
System zarządzania jakością i jego procesy
Organizacja musi zdefiniować i udokumentować wszystkie procesy, które są niezbędne do skutecznego zarządzania jakością. Oznacza to, że trzeba jasno określić, jakie działania są podejmowane, kto za nie odpowiada, jakie są wymagane zasoby oraz jakie wyniki są oczekiwane.
Przykład
W firmie elektronicznej może to oznaczać opisanie procesu kontroli jakości na każdym etapie produkcji – od przyjęcia surowców, przez montaż, testowanie, aż po pakowanie i dystrybucję produktów. Każdy etap musi być monitorowany, a ewentualne niezgodności szybko identyfikowane i korygowane.
Zarządzanie ryzykiem i szansami
Zarządzanie ryzkiem i szansami w ISO 9001:2015, to jeden z kluczowych aspektów. Organizacja powinna regularnie oceniać ryzyka, które mogą wpłynąć na osiągnięcie celów jakościowych, a także identyfikować szanse, które mogą przynieść korzyści.
Przykład
Dla naszej firmy może to oznaczać analizowanie ryzyka związanego z opóźnieniami w dostawach komponentów lub z awariami maszyn produkcyjnych. Z drugiej strony, szansą może być wprowadzenie nowej technologii, która zwiększy efektywność produkcji i jakość produktów.
Dokumentowanie kontekstu organizacji
Wszystkie powyższe działania muszą być odpowiednio udokumentowane. Dokumentacja ta jest nie tylko wymagana przez normę, ale także stanowi podstawę do regularnych przeglądów i audytów, które mają na celu zapewnienie ciągłego doskonalenia systemu zarządzania jakością.
Przykład
Firma powinna prowadzić rejestry wszystkich analiz kontekstu organizacji, ocen ryzyka, spotkań z zainteresowanymi stronami oraz wszelkich działań podjętych w celu zarządzania tymi aspektami.
Kontekst organizacji w ISO 9001 – podumowanie
Kontekst organizacji w ISO 9001, to fundament, na którym buduje się skuteczny system zarządzania jakością. Zrozumienie i odpowiednie zarządzanie zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi czynnikami, a także potrzebami zainteresowanych stron, jest kluczowe dla osiągnięcia celów jakościowych i zapewnienia satysfakcji klientów. Przemyślane i dokładne wdrożenie tych wymagań może przynieść organizacji wiele korzyści, od zwiększenia efektywności po lepszą pozycję na rynku.
