Systemy zarządzania oparte o normy ISO to fundamenty nowoczesnego prowadzenia biznesu. Normy takie jak ISO 9001 (zarządzanie jakością), ISO 14001 (zarządzanie środowiskowe), ISO 27001 (bezpieczeństwo informacji) czy ISO 42001 (zarządzanie sztuczną inteligencją) wymagają od organizacji ciągłego doskonalenia. Kluczowym elementem tego procesu jest wyznaczanie celów. Ale jak to robić skutecznie? Metoda SMART w systemach ISO sprawdzi się w tej roli doskonale.

Nim jednak przejdziemy do sedna małe wyjaśnienie. Nie chcę się narazić językowym ortodoksom, więc uprzedzam… W artykule pojawi się szereg stwierdzeń typu „norma ISO”, „system ISO”, itp. To skróty myślowe. W tym artykule będzie to nawiązanie do „systemów zarządzania opartych o normy ISO”.

Czym jest metoda SMART i jak wspiera systemy ISO?

SMART to akronim opisujący cechy dobrze sformułowanego celu. W kontekście systemów ISO, metoda ta jest nieocenionym narzędziem. Oto, co oznaczają poszczególne litery:

  • S (Specific) – Konkretny
  • M (Measurable) – Mierzalny
  • A (Achievable) – Osiągalny
  • R (Relevant) – Istotny
  • T (Time-bound) – Określony w czasie

Każda z tych cech doskonale wpisuje się w wymagania norm ISO. Przyjrzyjmy się, jak SMART wspiera kluczowe aspekty systemów zarządzania.

Chcesz przekonać szefa, że warto wdrożyć ISO 9001?
Chcesz dać swojemu biznesowi prawdziwego kopa?

Jesteś w dobrym miejscu!

Zdobądź DARMOWEGO ebooka
„Czy ISO 9001:2015 daje przewagę w biznesie?”.

Co w nim znajdziesz?

✔️ Przejrzyste wyjaśnienia: Zrozumiesz, na czym polega ISO 9001:2015 – bez żargonu i skomplikowanych terminów.

✔️ Konkretne korzyści: Dowiesz się, jak ta norma może zwiększyć efektywność i poprawić jakość usług w Twojej firmie.

✔️ Praktyczne porady: Otrzymasz sprawdzone wskazówki, jak wdrożyć ISO 9001:2015, aby naprawdę działało na korzyść Twojego biznesu.

Zdobądź ebooka

Konkretne cele w systemach ISO

Normy ISO wymagają, by cele organizacji były jasno określone. Na przykład, ISO 9001 mówi o celach jakościowych. Cel „poprawa jakości” jest zbyt ogólny. Cel SMART to: „Zmniejszenie liczby niezgodności produkcyjnych o 20% w ciągu najbliższych 6 miesięcy”. To konkretne i jasne dla wszystkich w organizacji.

Mierzalność w kontekście ISO

Systemy ISO kładą nacisk na mierzenie wyników. Cel musi być możliwy do zmierzenia. W ISO 14001 może to być: „Redukcja zużycia energii elektrycznej o 15% w stosunku do poprzedniego roku”. Taki cel łatwo zmierzyć i ocenić jego realizację.

Osiągalność celów a wymagania ISO

Normy ISO promują realistyczne podejście. Cele powinny być ambitne, ale możliwe do osiągnięcia. W kontekście ISO 45001 może to być: „Zmniejszenie liczby wypadków przy pracy o 50% w ciągu roku poprzez wdrożenie nowego systemu szkoleń BHP”. To ambitne, ale realne przy odpowiednim zaangażowaniu.

Istotność celów w świetle norm ISO

ISO wymaga, by cele były zgodne z kontekstem organizacji i jej strategią. W ISO 9001 istotny cel to taki, który wspiera politykę jakości firmy. Przykład: „Zwiększenie satysfakcji klientów o 25% w skali 1-10 w ciągu roku poprzez usprawnienie procesu obsługi reklamacji”.

Określenie w czasie a cykl PDCA

Normy ISO opierają się na cyklu PDCA (Plan-Do-Check-Act). Określenie ram czasowych dla celów jest kluczowe dla tego cyklu. Pozwala na planowanie, wdrażanie, sprawdzanie i działanie w określonych interwałach. Na przykład: „Wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego zgodnego z ISO 14001 do końca trzeciego kwartału bieżącego roku”.

Praktyczne zastosowanie SMART w systemach ISO

SMART w ISO 9001 (zarządzanie jakością)

ISO 9001 wymaga ustanowienia celów jakościowych. Oto przykład celu SMART:

„Zwiększyć wskaźnik terminowej realizacji zamówień z obecnych 85% do 95% w ciągu 6 miesięcy poprzez optymalizację procesów logistycznych i produkcyjnych.”

Ten cel jest:

  • Konkretny: jasno określa, co ma być osiągnięte
  • Mierzalny: można łatwo zmierzyć procent terminowych dostaw
  • Osiągalny: 10% poprawa wydaje się realistyczna
  • Istotny: bezpośrednio wpływa na satysfakcję klienta
  • Określony w czasie: ma być osiągnięty w ciągu 6 miesięcy

SMART w ISO 14001 (zarządzanie środowiskowe)

W kontekście zarządzania środowiskowego, cel SMART może wyglądać tak:

„Zredukować ilość odpadów produkcyjnych o 30% w stosunku do poprzedniego roku poprzez wdrożenie systemu segregacji i recyklingu do końca bieżącego roku finansowego.”

Ten cel doskonale wpisuje się w wymagania ISO 14001, będąc jednocześnie konkretnym, mierzalnym, osiągalnym, istotnym i określonym w czasie.

SMART w ISO 42001 (System zarządzania sztuczną inteligencją)

ISO 42001 to norma skupiająca się na zarządzaniu systemami sztucznej inteligencji (AI). Oto przykład celu SMART w kontekście tej normy:

„Wdrożyć system monitorowania i raportowania stronniczości (bias) w głównym modelu AI firmy, osiągając 95% dokładności w wykrywaniu potencjalnych przypadków dyskryminacji, w ciągu najbliższych 9 miesięcy.”

Ten cel SMART:

  • Jest Konkretny: jasno określa, co ma być wdrożone i z jaką dokładnością
  • Jest Mierzalny: można zmierzyć dokładność systemu w wykrywaniu stronniczości
  • Jest Osiągalny: 9 miesięcy to realistyczny czas na wdrożenie takiego systemu
  • Jest Istotny: bezpośrednio wpływa na etyczne aspekty AI, kluczowe dla ISO 42001
  • Jest Określony w czasie: ma być osiągnięty w ciągu 9 miesięcy

SMART w ISO 27001 (system zarządzania bezpieczeństwem informacji)

Dla systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji, cel SMART może brzmieć:

„Zredukować liczbę incydentów bezpieczeństwa związanych z phishingiem o 75% w ciągu 12 miesięcy poprzez wdrożenie zaawansowanego systemu filtrowania e-maili i przeprowadzenie comiesięcznych szkoleń dla wszystkich pracowników.”

Ten cel SMART:

  • Jest Konkretny: skupia się na konkretnym rodzaju zagrożenia (phishing)
  • Jest Mierzalny: można łatwo policzyć i porównać liczbę incydentów
  • Jest Osiągalny: 75% redukcja jest ambitna, ale realistyczna przy podjęciu określonych działań
  • Jest Istotny: phishing to jedno z głównych zagrożeń dla bezpieczeństwa informacji
  • Jest Określony w czasie: cel ma być osiągnięty w ciągu roku

Korzyści z stosowania SMART w systemach ISO

  1. Lepsze zrozumienie celów przez wszystkich pracowników
  2. Łatwiejsze monitorowanie postępów i ocena realizacji celów
  3. Zwiększona skuteczność w ciągłym doskonaleniu
  4. Łatwiejsze przeprowadzanie audytów i przeglądów zarządzania
  5. Bardziej efektywne planowanie zasobów

Wdrażanie SMART w Twojej organizacji

Aby skutecznie wdrożyć metodę SMART w kontekście systemów ISO:

  1. Przeszkol kadrę zarządzającą w zakresie metody SMART
  2. Zorganizuj warsztaty, podczas których zespoły będą formułować cele SMART dla swoich obszarów
  3. Regularnie przeglądaj i aktualizuj cele, zgodnie z cyklem PDCA
  4. Wykorzystuj cele SMART w przeglądach zarządzania i audytach wewnętrznych
  5. Celebruj sukcesy w osiąganiu celów SMART, aby motywować zespół

Podsumowanie

Metoda SMART to potężne narzędzie wspierające systemy zarządzania ISO. Pozwala na precyzyjne formułowanie celów, które są konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie. Dzięki temu organizacje mogą skuteczniej realizować wymagania norm ISO, takich jak ISO 9001, ISO 14001, ISO 42001 czy ISO 27001.

Wdrożenie metody SMART w kontekście systemów ISO nie tylko ułatwia spełnienie wymagań norm, ale przede wszystkim przyczynia się do rzeczywistej poprawy funkcjonowania organizacji. Lepsze zarządzanie celami przekłada się na wyższą jakość, większe bezpieczeństwo pracy, lepszą ochronę środowiska i efektywniejsze zarządzanie sztuczną inteligencją.

Zachęcamy wszystkie organizacje stosujące lub planujące wdrożenie systemów zarządzania ISO do wykorzystania metody SMART. To inwestycja, która szybko przyniesie wymierne korzyści w postaci bardziej efektywnego zarządzania i ciągłego doskonalenia.

Pamiętaj, że skuteczne stosowanie SMART to proces. Wymaga praktyki i ciągłego doskonalenia. Ale z czasem stanie się naturalnym elementem kultury organizacyjnej, wspierającym realizację celów i ciągłe doskonalenie wymagane przez normy ISO.